IT-Freiberufler

Hier werden alle Verwaltungsvorgänge, die im Zusammenhang mit dem OrgaMon (oder eben nicht) stehen.

Belege erfassen/verbuchen und ablegen

ER - Eingangsrechnungen

bar

• Barbelege, (wie der Name schon sagt) werden bar bezahlt,
• haben keine Berührung mit dem Konto. Sobald ein Beleg
• vorliegt, kann dieser über die Kasse Kto.-Nr. 1000 verbucht
• werden.
• Haupteinsieg "Zahlung"
• Reiter "BUCH" Auswahl unten 1000 markieren,
• dann auf Reiter "Kontenabgleich"
• dann wieder zurück auf Reiter "Buch"
• eine x-beliebige Buchung markieren
• Symbol "offenes Buch" anklicken => öffnet die Buchungsansicht
• mit Symbol grünes "+" wird ein neuer Datensatz erzeugt
• Eingabe bei:
• "Datum/Valuta" (Belegdatum),
• "Konto" (im zweiten Feld) die Konto-Nr. 1000
• "Gegenkonto" => betreffende Konto-Nr.(kann über
• Symbol "Lupe" gesucht werden.)+ z.Zt. noch manuell
• vergebene, fortlaufende ER-NR. Diese ER-Nr. muss auf dem
• Papierbeleg vermerkt werden!
• "Skript" => SATZ=1 (16%)
• => SATZ=2 (7%)
• ohne Steuer muss nichts eingegeben werden.
• "Text" Eingabe möglich nach Bedarf
• "Betrag" eingeben
• Symbol "gelber Haken" speichert die Buchung
• bei der Übersicht zum Schluß die farbliche Markierung zum #
• Status der Buchung machen.
• Ablage der gebuchten Belege, erfolgt pro Quartal in einer
• Klarsichthülle/Ordner

unbar

• Unbare Belege laufen über das Konto. Sobald der Papierauszug * verfügbar ist kann verbucht werden.
• Haupteinsieg "Zahlung"
• Reiter "Kontenabgleich"
• Richtiges Konto markieren "Buch abgleichen",(zeigt an
• wieviele Buchungen seit dem letzten Abgleich erfolgt sind.)
• Dann Wechsel auf "BUCH" Auswahl unten (2 Pfeile) Konto-Nr.
• markieren, zeigt den Online Kontoauszug
• Symbol "offenes Buch" anklicken => öffnet die Buchungsansicht
• Eingabe bei:
• "Gegenkonto" => betreffende Konto-Nr. + z. Zt. noch manuell
• vergebene, fortlaufende ER-NR., diese muss auf dem Beleg und * auf dem Kontoauszug vermerkt werden!!
• "Skript" => SATZ=1 (16%)
• => SATZ=2 (7%)
• ohne Steuer muss nichts eingegeben werden.
• "Person" RID-Nr. wenn vorhanden
• "Infos" Text eingabe möglich nach Bedarf
• Symbol "gelber Haken" speichert die Buchung
• Ablage der Belege erfolgt quartalsmäßig, direkt hinter dem
• dazugehörigem Kontoauszug
• bei der Übersicht zum Schluß die farbliche Markierung zum
• Status der Buchung machen.

AR - Ausgangsrechnungen

• AR sind alle Rechnungen die wir in Rechnung stellen.
• Ablauf hierzu siehe folgende Punkte unter Rechnungsstellung.
• bei der Übersicht zum Schluß die farbliche Markierung zum
• Status der Buchung machen.

Rechnungsstellung

Prüfung was ansteht

• Haupteinstieg "OLAP"
• "Kunden - abrechenbare Arbeitszeit vorhanden.OLAP.txt" auswählen
• Knopf "Ausführen"
• Haupteinstieg "Personen"
• Symbol "Grüner OLAP Würfel (Liste einlesen aus einer OLAP - Abfrage)"
• "OLAP.tmp0.csv" auswählen

-> Es wird die Liste aller Kunden mit abrechenbarer Arbeitszeit angezeigt.

in Rechnung stellen von Arbeitszeit

• die Person irgendwie finden und markieren
• Knopf "B" (Belege einsehen) drücken
• Prüfen, ob schon ein Beleg (bisher keine Rechnungen) vorbereitet ist:
• wenn JA:
• grünes Dollarzeichen (Buget einfügen) drücken
• Es öffnet sich die Zeitabrechnung -> mit farbigem Drucker drucken. Das ist das Exemplar für den Kunden, für die eigenen Unterlagen nicht notwendig.
• Zum Prüfen und reinen unschädlichen Ankucken der Rechnung einfach das Blatt mit den schwarzen Zeilen drücken (Belegvorschau!) solange bis OK rumwerkeln.
• Briefumschlagsymbol fixiert und verbucht die Rechnung entgültig. Änderungen sind danach nicht mehr möglich! Taste drücken und im Internet Explorer über "drucken ..." Funktion die Rechnung 1x farbig, und 1x Schwarz weiss ausdrucken (für uns)

• wenn NEIN:
• eine alte Rechnung kopieren, mit Symbol "Neuen Beleg aus einer Vorlage kopieren", ein neuer Rechnungsbeleg wird angelegt. (Solange diese aber noch nicht fertiggestellt ist heißt diese "bisher keine Rechnungen).
• Texte wie z. B. Abrechnungszeitraum korrigieren, aufpassen, daß keine zusätzlichen Positionen in der Rechnung stehen=>löschen.
• dann geht das Verfahren weiter wie oben ab:
• grünes Dollarzeichen (Buget einfügen) drücken ...

Rechnungseinzug via Lastschrift

• Zahlung
• Lastschriften
• DTA erzeugen
• DTA ausführen
• anmelden!
• PIN eingeben , dann OK!
• Sammellastschrift
• DTAUS.DTA öffnen
• TAN eingeben , Liste im roten VIP Ordner hinter Andreas
• Dann erfolgt die Meldung "Sammellastschrift OK"
• DATADESIGN Digens schliesen

Kontrolle, ob Lastschriften durchgegangen sind

• Reiter "Kontenabgleich"
• Buch abgleichen
• x neue Buchungen! mit Ok bestätigen
• in den Reiter Buch wechseln!
• Zahlung sollte da sein

Zahlungsüberwachung

Zahlungseingang prüfen

• Haupteinstieg "Zahlung"
• Konto abgleichen (oben schon beschrieben)
• Prüfen ob ein Zahlungseingang vorhanden ist
• Wenn ja dann:

Zahlungseingang buchen

• Wenn eine AR auf dem Kontoauszug verbucht ist, muss diese zusätzlich im Orgamon verbucht werden.
• Dies geschieht so:
• Haupteinstieg "Rechnungen", zeigt eine Liste aller offenen und bezahlten AR
• Betreffende offene Rechnung markieren
• Symbol "Z" anklicken => öffnet die Buchungsansicht
• Unten "Zahlungseingang buchen" anklicken. Neue Zeile wird hinzugefügt. Hier nun das Datum vom Kontoauszug eingeben, Betrag kontrollieren und dann mit gelbem Haken speichern.
• In der Liste muss die betreffende Rechnung nun als bezahlt ausgefüllt sein.

Mahnen

• Haupteinstieg "Mahnung"
• Reiter "Mahnliste erstellen"
• eingegebene Daten so lassen
• Button unten rechts "zur Liste dazu" drücken
• Wechsel erfolgt zur Liste der zu mahnenden Kunden.

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Lohn

Hintergrundinformation: HR.Minijob

Meldung/Abmeldung von Mitarbeitern

• das gesamte Meldeverfahren läuft über das Programm von SV-Net,
• hierzu diesen Anweisungen folgen.

Arbeitszeiten prüfen und abrechnen

• Haupteinstieg "Budget"
• Gesuchten RID markieren
• "Unabgerechnetes anzeigen" (Liste wird angezeit)

• Die Abrechnung (fast gleich wie bei Rechnungen) erfolgt so:
• Haupteinstieg "Person -> suche"
• Wenn Person gefunden auf "B" klicken (Belege werden angezeigt)
• Hier heißt es immer ("bisher keine Rechnung" nicht irritieren lassen), erledigte Abrechnungen erkennt man daran, daß im Feld Summe und im Feld Bezahlt der gleiche Betrag steht.
• um einen neuen zu erstellen, am besten einen alten kopieren
• Wichtig im Feld STA muss ein Z stehen!!!!
• nun weiter mit "Budget" Knopf, (fügt die Zeitabrechnung ein)
• Text aktualisieren (Abrechnungszeitraum)
• mit dem Symbol "beschriebenes Blatt" kann man die Abrechnung sich unverbindlich anschauen
• mit dem Briefumschlag verbucht man die Abrechnung.
• Ausdruck in 2-facher (oder 3x) Ausführung, 1x für den Arbeitnehmer, 1x für die Buchhaltung, (1x für den Meldeordner Knappschaft)

Beitragsmeldung

4 Tage vor Meldetermin, muß über sv-net die Beitragsmeldung versendet werden. Im einzelnen stellt sich die Meldung so dar:

Eine Meldung besteht aus 3 Steuerbeträgen, für jede dieser Beträge muss folgende Formel angewendet werden:

(echte Steuer "Vormonat") - (Steuerschätzung "Vormonat") + (Steuerschätzung "Aktuell") + (Korrekturen) = (heutige Meldung)

// Im einzelnen, in aller Kürze
//
(echte Steuer "Vormonat")     : "OLAP" "Arbeitszeit" mit Vormonat
                                Im "Budget" Steuern nun berechnen lassen (Ergebnis Arbeitszeit in Sekunden)
(Steuerschätzung "Vormonat")  : aus alter Meldung entnehmen
(Steuerschätzung "Aktuell")   : OLAP "Arbeitszeit" mit  
aktuellem Monat im "Budget" Steuern nun berechnen lassen, 
dann auf den Rest vom Monat hochrechnen.  
(Korrekturen)                 : Hoffentlich nie notwendig.

Eine Arbeitszeit berechnen lassen

• Haupteinstieg: "Budget", den RID des abzurechnenden Budgets ermitteln!
• Haupteinstieg: "OLAP", "Arbeitszeit.OLAP.txt" auswählen. Am Script folgende 3 Änderungen durchführen:
• Abändern des Budgets:

  $BUDGET=hier den eben ermittelnten RID eintragen

• Abändern des Abrechnungszeitraumes:

  $MONAT_ERSTERTAG='01.01.2006'
  $FOLGEMONAT_ERSTERTAG='01.02.2006'

• auf ausführen drücken, die Zahl der Sekunden aus dem Excel nun in die Zwischenablage kopieren.

Steuer aus einer Arbeitszeit bestimmen

• Haupteinstieg "Budget".
• WICHTIG: Das richtige Budget anklicken
• Nun unten das Eingabe-Feld "Sekunden" ansteuern und die eben ermittelte Arbeitszeit in Sekunden einfügen.
• Taste "Arbeitsentgelt berechnen" drücken.

Steuerschätzung "Vormonat"

diesen Wert entnimmt man aus seinen Aufzeichnungen über die Berechnung der letzten Meldung. Dort lautet die Spalte noch Steuerschätzung "Aktuell".

Steuerschätzung "Aktuell"

• Bestimme die Arbeitszeit des AKTUELLEN MONATS
• Errechne die zu erwartende Arbeitszeit mit der Formel:

Arbeitszeit "Schätzung" = Arbeitszeit "Aktuell" * (Tage im aktuellen Monat) / "aktueller Tag"

Ist heute der 20.02.2006, so ist bei aktueller Tag 20 einzusetzen. Beispiel:

Heute ist der 26.03.2006, wir machen heute eine Meldung. Die Arbeitszeit des Monat März muss geschätzt werden, da dieser noch nicht vorbei ist. Dies geschieht mit einer 3 - Satz Berechnung, wie oben angegeben:

1. Das OLAP Statement Arbeitszeit (Monat 01.03.2006 bis 01.04.2006 muss eingegeben werden) ergab 43141 Sekunden

Hochrechnung:

1. 43141 * 31 / 26 = 51437 Sekunden

Als Hilfestellung für diese Meldung habe wir ein Formular, in welchem die Daten pro Monat eingetragen werden.

Korrekturen

dieser Betrag entsteht, wenn im letzten Monat eine Falschmeldung gemacht wurde. Fehlbetrag mit Vermerk warum und wieso einfach im privaten Meldeblatt vermerken!