IT-Freiberufler

Hier werden alle Verwaltungsvorgänge, die im Zusammenhang mit dem OrgaMon (oder eben nicht) stehen, behandelt.
Hier gehts zu den Minijobs.

Belege erfassen/verbuchen und ablegen

ER - Eingangsrechnungen

bar

• Barbelege, (wie der Name schon sagt) werden bar bezahlt,
• haben keine Berührung mit dem Konto. Sobald ein Beleg
• vorliegt, kann dieser über die Kasse Kto.-Nr. 1000 verbucht
• werden.
• Haupteinsieg "Zahlung"
• Reiter "BUCH" Auswahl unten 1000 markieren,
• dann auf Reiter "Kontenabgleich"
• dann wieder zurück auf Reiter "Buch"
• eine x-beliebige Buchung markieren
• Symbol "offenes Buch" anklicken => öffnet die Buchungsansicht
• mit Symbol grünes "+" wird ein neuer Datensatz erzeugt
• Eingabe bei:
• "Datum/Valuta" (Belegdatum),
• "Konto" (im zweiten Feld) die Konto-Nr. 1000
• "Gegenkonto" => betreffende Konto-Nr.(kann über
• Symbol "Lupe" gesucht werden.)+ z.Zt. noch manuell
• vergebene, fortlaufende ER-NR. Diese ER-Nr. muss auf dem
• Papierbeleg vermerkt werden!
• "Skript" => SATZ=1 (16%)
• => SATZ=2 (7%)
• ohne Steuer muss nichts eingegeben werden.
• "Text" Eingabe möglich nach Bedarf
• "Betrag" eingeben
• Symbol "gelber Haken" speichert die Buchung
• bei der Übersicht zum Schluß die farbliche Markierung zum #
• Status der Buchung machen.
• Ablage der gebuchten Belege, erfolgt pro Quartal in einer
• Klarsichthülle/Ordner

unbar

• Unbare Belege laufen über das Konto. Sobald der Papierauszug * verfügbar ist kann verbucht werden.
• Haupteinsieg "Zahlung"
• Reiter "Kontenabgleich"
• Richtiges Konto markieren "Buch abgleichen",(zeigt an
• wieviele Buchungen seit dem letzten Abgleich erfolgt sind.)
• Dann Wechsel auf "BUCH" Auswahl unten (2 Pfeile) Konto-Nr.
• markieren, zeigt den Online Kontoauszug
• Symbol "offenes Buch" anklicken => öffnet die Buchungsansicht
• Eingabe bei:
• "Gegenkonto" => betreffende Konto-Nr. + z. Zt. noch manuell
• vergebene, fortlaufende ER-NR., diese muss auf dem Beleg und * auf dem Kontoauszug vermerkt werden!!
• "Skript" => SATZ=1 (16%)
• => SATZ=2 (7%)
• ohne Steuer muss nichts eingegeben werden.
• "Person" RID-Nr. wenn vorhanden
• "Infos" Text eingabe möglich nach Bedarf
• Symbol "gelber Haken" speichert die Buchung
• Ablage der Belege erfolgt quartalsmäßig, direkt hinter dem
• dazugehörigem Kontoauszug
• bei der Übersicht zum Schluß die farbliche Markierung zum
• Status der Buchung machen.

AR - Ausgangsrechnungen

• AR sind alle Rechnungen die wir in Rechnung stellen.
• Ablauf hierzu siehe folgende Punkte unter Rechnungsstellung.
• bei der Übersicht zum Schluß die farbliche Markierung zum
• Status der Buchung machen.

Rechnungsstellung

Prüfung was ansteht

• Haupteinstieg "OLAP"
• "Arbeitszeit - unvollständige Eingaben.OLAP.txt" auswählen und ausführen
• Im einzelnen nun klären warum die Eingaben als "unvollständig" gelten.
• "Kunden - abrechenbare Arbeitszeit vorhanden.OLAP.txt" auswählen
• Knopf "Ausführen"
• Haupteinstieg "Personen"
• Symbol "Grüner OLAP Würfel (Liste einlesen aus einer OLAP - Abfrage)"
• "OLAP.tmp0.csv" auswählen

-> Es wird die Liste aller Kunden mit abrechenbarer Arbeitszeit angezeigt.

in Rechnung stellen von Arbeitszeit

• die Person irgendwie finden und markieren
• Knopf "B" (Belege einsehen) drücken
• Prüfen, ob schon ein Beleg (bisher keine Rechnungen) vorbereitet ist:
• wenn JA:
• grünes Dollarzeichen (Buget einfügen) drücken
• Es öffnet sich die Zeitabrechnung -> mit farbigem Drucker drucken. Das ist das Exemplar für den Kunden, für die eigenen Unterlagen nicht notwendig.
• Zum Prüfen und reinen unschädlichen Ankucken der Rechnung einfach das Blatt mit den schwarzen Zeilen drücken (Belegvorschau!) solange bis OK rumwerkeln.
• Briefumschlagsymbol fixiert und verbucht die Rechnung entgültig. Änderungen sind danach nicht mehr möglich! Taste drücken und im Internet Explorer über "drucken ..." Funktion die Rechnung 1x farbig, und 1x Schwarz weiss ausdrucken (für uns)

• wenn NEIN:
• eine alte Rechnung kopieren, mit Symbol "Neuen Beleg aus einer Vorlage kopieren", ein neuer Rechnungsbeleg wird angelegt. (Solange diese aber noch nicht fertiggestellt ist heißt diese "bisher keine Rechnungen).
• Texte wie z. B. Abrechnungszeitraum korrigieren, aufpassen, daß keine zusätzlichen Positionen in der Rechnung stehen=>löschen.
• dann geht das Verfahren weiter wie oben ab:
• grünes Dollarzeichen (Buget einfügen) drücken ...

Rechnungseinzug via Lastschrift

• Zahlung
• Lastschriften
• DTA erzeugen
• DTA ausführen
• anmelden!
• PIN eingeben , dann OK!
• Sammellastschrift
• DTAUS.DTA öffnen
• TAN eingeben , Liste im roten VIP Ordner hinter Andreas
• Dann erfolgt die Meldung "Sammellastschrift OK"
• DATADESIGN Digens schliesen

Kontrolle, ob Lastschriften durchgegangen sind

• Reiter "Kontenabgleich"
• Buch abgleichen
• x neue Buchungen! mit Ok bestätigen
• in den Reiter Buch wechseln!
• Zahlung sollte da sein

Zahlungsüberwachung

Zahlungseingang prüfen

• Haupteinstieg "Zahlung"
• Konto abgleichen (oben schon beschrieben)
• Prüfen ob ein Zahlungseingang vorhanden ist
• Wenn ja dann:

Zahlungseingang buchen

• Wenn eine AR auf dem Kontoauszug verbucht ist, muss diese zusätzlich im Orgamon verbucht werden.
• Dies geschieht so:
• Haupteinstieg "Rechnungen", zeigt eine Liste aller offenen und bezahlten AR
• Betreffende offene Rechnung markieren
• Symbol "Z" anklicken => öffnet die Buchungsansicht
• Unten "Zahlungseingang buchen" anklicken. Neue Zeile wird hinzugefügt. Hier nun das Datum vom Kontoauszug eingeben, Betrag kontrollieren und dann mit gelbem Haken speichern.
• In der Liste muss die betreffende Rechnung nun als bezahlt ausgefüllt sein.

Was wenn Kunde nur eine Teilzahlung vornimmt!?!?!?

Mahnen

• Haupteinstieg "Mahnung"
• Reiter "Mahnliste erstellen"
• eingegebene Daten so lassen
• Button unten rechts "zur Liste dazu" drücken
• Wechsel erfolgt zur Liste der zu mahnenden Kunden.

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