MOB-Admin

Voraussetzungen

• Notebook mit Internet-Anbindung
  • OrgaMon Installation "Netzumbau"
  • OpenOffice Installation
  • Thunderbird Installation mit dem Konto "mail-ma1"
  • Kies Software für Samsung Galaxy Smartphone
• WLAN für Handy Inbetriebnahme
• Farbdrucker für Rechnungserstellung
• Büromaterial
  • Versandpaket Typ "handy"
  • Versandtasche Typ "Kleinzeug"
  • Briefumschlag lang Fenster für Rechnungen

Anlegen eines E-Mail-Accounts auf netzumbau-Server

• OrgaMon
• "Ticket"
• Registerkarte "Rechner"
• auf den 4. Button von links drücken, ein schwarzes Fenster öffnet sich, folgende Eingaben vornehmen:
  • "cd /etc/postfix"
  • Enter Taste
  • "joe virtual"
  • an das Ende der Liste scrollen und die neue E-Mail-Adresse eingeben z.B. michel.mustermax@netzumbau.de
  • die Zeile mit Leerzeichen füllen und dann "mail-ma1@localhost" eingeben
  • Tastenkombination: strg + k
  • "x" (= speichern und exit) bzw. "q" (=quit, ohne speichern)
  • "postmap virtual"
  • Enter Taste
  • "rcpostfix restart"
  • Enter Taste
  • "exit"
  • Enter Taste

Anschließend die netzumbau-E-Mail-Adresse im OrgaMon erfassen: Person (hier: Michel Mustermax) -> Internetdienste -> Benutzername

Prepaid-Guthaben-Check

• Kontrolle des Guthabens: Alle 14 Tage
• Aufladeregel: bei <20 Euro um 30 Euro aufladen

Prepaid-Aufladung

• Login und Code eingeben
• Den Aufladebetrag dokumentieren, aber wie?

Prepaid-Start

• Starter-Paket blau.de
• Aufladekarte 2 x 15 Euro
• Schreiben des Starterpakets mit der 4-stelligen laufenden Nummer (10xx) versehen.
• Freischaltung bei www.blau.de
  • Daten der betreffenden Person eingeben
    • Telefonnummer = blau-Handy-Nr.
    • E-Mail = michel.mustermax@netzumbau.de
    • Passwort = blau-Freischaltungs-Passwort
  • "Zahlungsdaten" -> "manuelle Aufladung" -> "per Vorkasse bezahlen"
  • "Einzelverbindungsnachweis vollständig speichern"
  • Freischaltung , die Bestätigung der Freischaltung kann bis zu 4 Stunden dauern.
• Sobald die Bestätigung vorliegt anhand der o.g. Einlog-Daten auf www.blau.de Guthaben auf die SIM Karte buchen. Aufladekarten sind z.B. bei dm und Tankstellen erhältlich.
• Buchung der Internetoption "1 GB" per Telefon 1155

Bestellen der Smartphones

• Smartphone Mittelklasse
  • Samsung Galaxy Ace Plus, ca. 220 Euro
  • Motorola Defy Plus
• Mumbi Schutzhülle
• langes USB Kabel 1,5 m
• USB KFZ Ladeadapter

Daten in OrgaMon einpflegen

• Versandadresse mit dem Empfänger aushandeln
• Wohnadressdaten verifizieren
• Bei der Person:
  • name, vorname, strasse, plz, ort
  • Hauptnummer ist <laufende Nummer Prepiad-Brief><PIN>
  • email ist googlemail.konto
  • Benutzername ist "vorname.name@netzumbau.de"
  • Passwort ist Prepaid Passwort
  • Handy ist die personalisierte Prepaid-Nummer
  • priv- Fax ist die aktuelle Erreichbarkeit
• Rechnung scannen
• Prepaid Infos Scannen

Erfassung Smartphone im OrgaMon

• "Artikel"
• "Neu"
• "Smartphone"
• "OK"
• Titel: "Samsung Galaxy ...."
• Preis: Bruttopreis
• Verlagno: IME No (Gerätenummer)
• Beschreibung: Name des Monteurs
• gelber Haken
• Artikel-Nr., die von OrgaMon vergeben wurde auf die Rechnung schreiben
• Aufkleber der Gerätenummer (auf Geräteverpackung zu finden) auf die Rechnung kleben
• Rechnung scannen
• Scan ablegen: Diagnosemodus -> Netzumbau -> Artikel -> pdf reinkopieren, Dateiname = Artikelnummer, die OrgaMon vergab z.B. "24"

Vertragsnehmer im OrgaMon erfassen

• Verträge
• OrgaMon MOB Lizenz markieren
• "+"
• neuen Vertragsnehmer, Haken klicken
• "Weiter"
• "OK"
• Vertragsdaten
• von: = Montag nach Versand bzw. Datum der Inbetriebnahme
• Vorlauf: "20"
• Wiederholungen: "1"
• Zeitspanne: "M"
• Haken klicken
• Zusätzlich: "Verbuchen=NEIN"

Smartphone Inbetriebnahme

• Einbinden in das eigene WLAN
• vorname.nachname@googlemail.com, alternativ vorname.nachname.de@googlemail.com
• Firmware Update über Kies
• "zxing" installation
• Anlegen des Lesezeichens OrgaMon
• OrgaMon installieren
• WLAN aus
• Paket-Daten ein
• ersten "senden" mit der Nummer des Monteures!
• Funktionstest "OrgaMon"
• Kamera, die Auflösung auf 1280x960 Pixel beschränken
• In den Startschirm schieben: OrgaMon, Google-Mail, Internet, Zxing
• Im Google-Mail die Begrüssungs-Mails löschen

Versand

• Waren:
  • ausgeschaltetes Smartphone schon in der Schutzhülle
  • Ladekabel Standard
  • USB-Kabel lang
  • Kfz-Lade-Adapter
• Anschreiben "Netzumbau" mit Tel. Nummer + PIN
• Anleitung http://www.orgamon.org/index.php5?title=MOB&printable=yes

Rechnungsstellung

• Rechnungstyp A: Server (monatliche Durchführung, in der Regel nur ein Beleg)
  • "Verträge" wählen
  • Vertragsvariante mit der Motivation "3fach SEWA-Server" anklicken
  • mittlerer Button mit Briefumschlag klicken "Alle Vertragsnehmer buchen"
  • falls "kein Vertrag ist anzuwenden" angezeigt wird ist hier ENDE
  • falls eine Vertragsanwendung erfolgt ist öffnet sich ein Info-Fenster mit Beleg-Nummern
  • dieses Fenster schließen
  • Verträge schließen
  • "Spooler" wählen
  • Reiter "Druckauftrag"
  • Datei markieren
  • Druckvorschau mit dem Blatt Symbol "Druckauftrag ansehen"
  • direkt Drucken mit dem Drucker-Symbol "einzelnen Auftrag drucken"
  • Rechnung 2x drucken abheften / versenden
  • Wenn alles augedruckt und OK: Button mit Briefumschlag "Als gedruckt verbuchen" drücken

• Rechnungstyp B: OrgaMon MOB Lizenzen (wöchentliche Durchführung, mehrere Seiten/Rechnungsnummern möglich)
  • Verträge
  • Vertragsvariante mit der Motivation "OrgaMon MOB Lizenz" anklicken
  • mittlerer Button mit Briefumschlag klicken "Alle Vertragsnehmer buchen"
  • falls "kein Vertrag ist anzuwenden" angezeigt wird ist hier ENDE
  • falls eine Vertragsanwendung erfolgt ist öffnet sich ein Info-Fenster mit Beleg-Nummern
  • SEWA unter Personen aufrufen
  • Button "B" klicken
  • Es sind nun einzelne Vertragsabrechnungen in Belege hinzugefügt worden
  • Dabei werden bestehende "offene" Beleg aufgefüllt, bis TYP="0" ist
  • "offene" Belege sind Belege die angezeigt werden mit "(bisher keine Rechnungen)"
  • Zweitrangig werden neue Belege erstellt und mit maximal 5 Abrechnungen aufgefüllt
  • alle "offene" Belege mit TYP="0" werden nun mit dem Briefumschlag-Symbol verbucht
  • in der Regelt bleibt ein "offener" Beleg mit TYP>"0" im System, kein Problem - dieser wird nächste Woche aufgefüllt
  • Rechnung(en) 2x drucken abheften / versenden

Buchführung

Zuordnung von Geldeingängen (Forderungen ausgleichen)

• OrgaMon Menü "Zahlung"
• Reiter "HBCI Umsatzabfrage"
• "Umsatzabfrage starten"
• "Ausgleichsforderungen"
• gewünschte Konto-Nr. im Drop-Down-Menu auswählen
• Umsätze, die nicht SEWA betreffen, mit Button xxxx wegklicken
• für Umsätze, die SEWA betreffen, entsprechende Rechnungsnummer nach vorne links ziehen
• für Umsätze, die sowohl SEWA als auch andere Kunden betreffen:
  • Doppelklick auf Buchungssatz
  • bei Skript: "BETRAG=xxx,xx" den Betrag eingeben, der SEWA betrifft
  • speichern und schließen
• refresh
• Rechnungs-Nr. nach links ziehen
• wenn die grün unterlegte Rechnungsnummer mit dem Buchungssatz übereinstimmt, den Button mit Briefumschlag drücken

Unbare Buchungen (Ausgaben)

• "Zahlung"
• Reiter "Buch"
• Girokonto im drop down menu auswählen
• irrelevante Buchungen:
  • rosa färben
• relevante Buchungen
  • Doppelklick auf Buchungssatz
  • Im Feld "Gegenkonto" entsprechende Konto-Nr. (die häufigsten Kontonummern siehe unten)eingeben
  • Im rechten großen Feld sind Texteingaben, nähere Erläuterungen möglich
  • "Haken" klicken zum Speichern
  • Schließen
  • ER-Nr. auf Beleg schreiben
  • Buchungssatz grün färben

Bare Buchungen (Ausgaben)

• "Zahlung"
• Reiter "Buch"
• einen beliebigen Buchunssatz anklicken
• Button + drücken
• Im Feld "Konto": "1000" eingeben
• Im Feld "Gegenkonto" entsprechende Konto-Nr. (die häufigsten Kontonummern siehe unten)eingeben
• Im rechten großen Feld sind Texteingaben, nähere Erläuterungen möglich
• Im Feld "Betrag" den Bruttobetrag eingeben. ACHTUNG: Minuszeichen voranstellen, da es sich um eine Ausgabe handelt
• "Haken" klicken zum Speichern
• ER-Nr. auf Beleg schreiben
• Schließen

Die am häufigsten zu verwendenden Konten gemäß Kontenplan

• 7200: Prepaid Guthaben (Standardeinstellung MwSt.-Satz: 0 %), Prepaid-Starterpakete (Achtung hier MwSt.-Satz ändern!)
• 3200: Wareneingang, Hardware, technisches Zubehör (Standardeinstellung MwSt.-Satz: 19%)
• 4930: Bürobedarf (Standardeinstellung MwSt.-Satz: 19%)
• 4910: Porto (Standardeinstellung MwSt.-Satz: 0%)

Ändern MwSt.-Satz

• Im Feld "Skript" eintragen:
  • "SATZ=0" -> 0 % oder
  • "SATZ=1" -> 19 % oder
  • "SATZ=2" -> 7 %

Verbuchen von baren oder unbaren Belegen, die mehrere Aufwands- bzw. Bestandskonten betreffen

In diesem Beispiel ist der Gesamtbetrag -53,65 €, im Feld Skript ist die Aufteilung des Betrages auf verschiedene Konten folgendermassen anzugeben. Im Feld Skript:

Schema=Folge
BETRAG=-19,50;7200;SATZ=1
BETRAG=-30,00;7200
BETRAG=-4,15;1590

Umsatzsteuer-Voranmeldung

• "Auswertung"
• "Umsatzsteuererklärung" markieren
• "Erstellen"
• es wird ein Excel Sheet generiert, das im Anwenderverzeichnis (blauer Ordner) dann zu finden ist
• Datensicherung machen und eMail dass Umsatzsteuervoranmeldung gemacht ist

Arbeitszeiterfassung

• grobe Dokumentation der Tätigkeit
• Nacherfassung von Zeiten muss die Ausnahme bleiben, sekundengenaues emotionsloses Buchen
• Übergabe des Arbeitszeitbelegs
• Erfassung als Sammelüberweisung
• Überwachung der Lohnzahlung
• Buget 1 : zusammen mit Andreas
• Buget 2 : alleine