Belege

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Order

Definition

Belege sind auftragsbezogene Dokumente, die sich an den Kunden richten.

Unterteilung

Angebote In Vorbereitung eines Auftrages.
Verträge Vorlagen zur Autoerzeugung von Rechnungsbelegen aus den Vertragsdaten heraus. Verträge werden dann gepflegt, sobald eine mehrfache Rechnungsstellung erwartet wird.
Packlisten Dienen dem Kommisionierer als Hinweisliste für Lagerplätze und richtliste.
Lieferscheine Als Beilage zur aktuellen Lieferung beschreiben sie den Umfang der aktuellen Lieferung.
Rechnungen Formulierung von Leistungen und Stellung von Forderungen an den Kunden.
Garantielisten Ein Garantiebeleg enthält alle relevanten Daten, die für einen eventuellen spätere Garantieabwicklung notwendig sind

Der Begriff 'Beleg' wurde als Überbegriff gewählt, um zu verdeutlichen, dass es sich um eine Zusammenstellung von mehreren Belegposten zu einem Belegdokument handelt.

Belegkopf Eingenschaften

TYP

*       normale Versandartikel Logik verwenden.
p       (kleines P) bedeutet "portofrei" in allen Teillieferungen. Es wird gar 
        keine Versandregel angewendet.
P       (grosses P) bedeutet "Porto erzwingen" in allen Teillieferungen

STA

*   normale Rechnung
A   Angebot
G   Garantiebeleg
V   Vertrag 
Z   Zeiterfassungsbeleg - ohne Ausgangsrechnungsbuchung

TLL

<leer>  in Teillieferungen
3       an den 3 angegebenen (Wunsch) Terminen
Z       Alles zusammen in einer Lieferung sobald alles da.

N Netto JA/NEIN Feld

bei Rechnungen in der Regel angekreuzt

Belege wählen sich über die Person, an die sie gerichtet ist, den Nummernkreis. Siehe dazu Stempel.

Spalteneinstellungen

Spalten Speicherungs Symbol Taste
Jedes Mal, wenn Sie an den Spalteneinstellungen etwas geändert haben müssen Sie diese Taste oberhalb der Tabelle drüchen. Sie symbolisiert eine Spaltengrenze mit 2 Pfeilen.

    |
  <-|->
    |

Spaltenbreiten
Sie könnenn bei der Beleg-Tabelle, sowie bei der Postentabelle die Breite der Spalten anpassen. Bewegen Sie dazu die Maus auf die Tabellenüberschriften. Zielt man genau auf die Grenzen zwischen 2 Spalten verändert sich der Mauszeiger, und man kann durch gedrückthalten der linken Maustaste die Grenze verschieben.
Spalten unterdrücken
Spalten, die für Sie völlig unterinteressant sind schieben Sie auf nur wenige Pixel zusammen. Bei Speichern wird die Spalte dann entfernt.
Spalten wiederherstellen

Rechter Mausklick auf die "Spalten Speicherungs Symbol Taste".

Versandkostenberechnung für Endkunden

Auftragswert : Bruttowert des ganzen Auftragsvolumens, unabhängig von der Lieferbarkeit. Ohne jeglichen Rabattabzug.
Warenwert : Bruttowert dieser Teillieferung, also Wert von allem Lieferbaren. Ohne jeglichen Rabattabzug.
VREGEL (Versand Regel) Tabelle : ist eine Datentabelle in der Datenbank, die das Regelwerk zur Bestimmung eines Versandartikels enthält.
Versandartikel : Ein Zutatenartikel der die Porto- und Verpackungskosten einer Sendung darstellt. Für einen unterschiedlichen Portobetrag muss ein eigener Artikel angelegt werden. Versandartikel wird er dadurch dass er in der VREGEL Tabelle vorkommt.

Zunächst wird erst einmal entschieden, ob überhaupt ein Versandartikel benötigt wird. Dabei werden erstmal grundsätzlich in 3 Gruppen unterteilt: Frei, Zwang, Auto. (Erklärung weiter unten). Vorgehensweise bei der Einteilung: Die Regeln werden von oben nach unten abgearbeitet, trifft eine zu, so wird die Regelkette verlassen, und der Status neben dem "->" wird als gesetzt angekommen.

'P' im BTYP                         -> Zwang
'p' im BTYP                         -> Frei
Rabattkunde                         -> Zwang
Teillieferung>0                     -> Frei
Ausläufer                           -> Zwang
Auftragswert>=PortoFreiAbBrutto     -> Frei
<Standard>                          -> Auto

Frei führt dazu, dass kein Versandartikel hinzugenommen wird.
Auto Für Erstlieferung wird der Versandartikel gewählt als wäre alles komplett lieferbar. Danach ist die Lieferung (laut Regelwerk oben) "Frei".
Zwang Für alle Teillieferungen wird nur der tatsächlich benötigte Versandartikel gewählt. Jede der Lieferung wird dabei für sich betrachtet.

OrgaMon entscheidet nun anhand eines 2. Regelwerkes (aus der Tabelle VREGEL), welcher Versandartikel zu der aktuellen Lieferung passt. Dabei wird der Wert der Ware, das Gewicht, das Zielland berücksichtigt. Ergebnis der Suche in der Tabelle ist ein Versandartikel.

Versand Buchungstypen

Typ "2" (erstmals für Deutsche Post)

die erste Programmierung erfolgte in Hinblick auf EASYLOG, kann aber auf
andere Systeme erweitert werden!
* für jeden Vorgang wird eine eigene Datei angelegt
* alle Parameter werden mit in die Datei ausgegeben (neues Memo-Feld beim
  Versender: Beispiel: Trennzeichen ist "|" ("AltGr"+">").
  Code ist "ANSI".

folgende Mussfelder sind notwendig in den Parametern, es können aber weitere Postfelder hinzugenommen werden. Diese "Parameter" Felder werden immer als "hintere" Felder in die Ausgabe-Datei kommen.

   POOL_V_ABS_REFNR= <Inhalt siehe Polling-Dokument>
   POOL_V_MAND_REFNR= <Inhalt siehe Polling-Dokument>
   POOL_V_TEILNAHME= <Inhalt siehe Polling-Dokument>
   POOL_V_PRODUKT_CN=12
   POOL_V_NN_WAEHRUNG=EUR
   POOL_WERT_WAEHRUNG=EUR

  Info
  ====

   * Post-Pfad (liegt im Netz) angeben in "EXPORTPFAD" (mit Slash am ende!)
   * Maske für Datei ist "DP_*.txt"
   * POOL_GEWICHT ist in kg ohne weitere volumenangaben
   * Die Txt-Datei enthält immer die Spalten-Titel, ich hoffe man kan sowas
     einstellen wie "erst ab 2. Zeile kommen Daten". Wenn nicht -> anrufen

  Zur Anwendung: Ihr legt für jedes Post-Produkt, das Ihr Nutzen wollt einen
                 eigenen Versender an (mit den jeweiligen Produkt-Parametern).
                 Über eine automatische Auswahl des Produktes können wir dann
                 auch noch sprechen. Oder über die automatische Generierung
                 der Produkt-Ziffern kann man auch noch sprechen...

  Fehlt noch: wie können wir eine z.B. für Tracking/Paket-Rückverfolgung aussage-
              kräftige Paket-ID-Nummer zurückerhalten. Wie lauten hier die Pfade
              und Ausgabe Dateien?
              --> Programmierung in "German Parcel Inspect" -> wieder typ
                  bezogen "iGermanParcelID" sollte wegfallen, das kann er
                  selbst ermitteln (alle Versender mit eingetragenem Pfad)
                  Auswertungsart wieder ?en Typ!
                  Typ ev. auftrennen in "ImportTyp" und "ExportTyp"

Danach greift die Versandregel.

Art

A (grosses A) bedeutet der Belege ist ein ANGEBOT
G (grosses G) bedeutet der Belege ist ein GARANTIERBELEG

Postenblock

linker Mausklick auf die "rote" Belegsumme liefert mehr Berechnungs-Infos.
"Texte"-Reiter ist dunkelblau sobald hier Text enthalten sind

Mengenlogik

-negative Rechnungsmengen vermindern die Auftragsmenge
-positive Rechnungsmengen erhöht die Rechnungsmenge

Storno

Rechnungsstorno: In "Z" die Forderung löschen. Den "Rechnungsbetrag" des Beleges um den in "Z" gelöschten Betrag vermindern.

Verbuchte Rechnung rückabwickeln

(Arbeitszeit) Alle Arbeitszeiten wieder in den Zustand "Nicht abgerechent" setzen.
Budget->Reiter "Arbeitszeit Belege"->bei "abgerechnetes in den Belegen" die Belegnummer eintragen.
In der Spalte Beleg steht eingeklammert die RIDs der einzelnen Zeiteinträge. Bei all diesen RIDs muss die Spalte BELEG_R gelöscht werden; dies erfolgt im Programmpunkt "Zeiterfassung".
(Rechnungsbeleg) Vor Löschung, wenn gewünscht den Beleg mit der Kopie-Funktion in eine Neuanlage kopieren. Beleg nun mit "-" löschen.
(Forderungen löschen) Durch die Beleglöschung werden die dazugehörigen Forderungen nicht ausgeglichen. Dies muss manuell storniert oder gelöscht werden. Durch "Z" beim Kunden. Danach auf den grünen Stern bei "Beleg" um ALLE Beleg anzuzeigen (danach auf Start). Der entsprechenden Forderung wurde bereits durch die Beleglöschung die Belegnummer entzogen. Die entsprechende Forderung mit "-" löschen.