MOB-Admin

Aus OrgaMon Wiki
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Voraussetzungen

  • Notebook mit Internet-Anbindung
    • OrgaMon Installation "Netzumbau"
    • OpenOffice Installation
    • Thunderbird Installation mit dem Konto "mail-ma1"
    • Kies Software für Samsung Galaxy Smartphone
  • WLAN für Handy Inbetriebnahme
  • Farbdrucker für Rechnungserstellung
  • Büromaterial
    • Versandpaket Typ "handy"
    • Versandtasche Typ "Kleinzeug"
    • Briefumschlag lang Fenster für Rechnungen

Anlegen eines E-Mail-Accounts auf netzumbau-Server

  • OrgaMon
  • "Ticket"
  • Registerkarte "Rechner"
  • auf den 4. Button von links drücken, ein schwarzes Fenster öffnet sich, folgende Eingaben vornehmen:
    • "cd /etc/postfix"
    • Enter Taste
    • "joe virtual"
    • an das Ende der Liste scrollen und die neue E-Mail-Adresse eingeben z.B. michel.mustermax@netzumbau.de
    • die Zeile mit Leerzeichen füllen und dann "mail-ma1@localhost" eingeben
    • Tastenkombination: strg + k
    • "x" (= speichern und exit) bzw. "q" (=quit, ohne speichern)
    • "postmap virtual"
    • Enter Taste
    • "rcpostfix restart"
    • Enter Taste
    • "exit"
    • Enter Taste

Anschließend die netzumbau-E-Mail-Adresse im OrgaMon erfassen: Person (hier: Michel Mustermax) -> Internetdienste -> Benutzername

Prepaid-Guthaben-Check

  • Kontrolle des Guthabens: Alle 14 Tage
  • Aufladeregel: bei <20 Euro um 30 Euro aufladen

Prepaid-Aufladung

  • Login und Code eingeben
  • Den Aufladebetrag dokumentieren, aber wie?

Prepaid-Start

  • Starter-Paket blau.de
  • Aufladekarte 2 x 15 Euro
  • Schreiben des Starterpakets mit der 4-stelligen laufenden Nummer (10xx) versehen.
  • Freischaltung bei www.blau.de
    • Daten der betreffenden Person eingeben
      • Telefonnummer = blau-Handy-Nr.
      • E-Mail = michel.mustermax@netzumbau.de
      • Passwort = blau-Freischaltungs-Passwort
    • "Zahlungsdaten" -> "manuelle Aufladung" -> "per Vorkasse bezahlen"
    • "Einzelverbindungsnachweis vollständig speichern"
    • Freischaltung , die Bestätigung der Freischaltung kann bis zu 4 Stunden dauern.
  • Sobald die Bestätigung vorliegt anhand der o.g. Einlog-Daten auf www.blau.de Guthaben auf die SIM Karte buchen. Aufladekarten sind z.B. bei dm und Tankstellen erhältlich.
  • Buchung der Internetoption "1 GB" per Telefon 1155

Bestellen der Smartphones

  • Smartphone Mittelklasse
    • Samsung Galaxy Ace Plus, ca. 220 Euro
    • Motorola Defy Plus
  • Mumbi Schutzhülle
  • langes USB Kabel 1,5 m
  • USB KFZ Ladeadapter

Daten in OrgaMon einpflegen

  • Versandadresse mit dem Empfänger aushandeln
  • Wohnadressdaten verifizieren
  • Bei der Person:
    • name, vorname, strasse, plz, ort
    • Hauptnummer ist <laufende Nummer Prepiad-Brief><PIN>
    • email ist googlemail.konto
    • Benutzername ist "vorname.name@netzumbau.de"
    • Passwort ist Prepaid Passwort
    • Handy ist die personalisierte Prepaid-Nummer
    • priv- Fax ist die aktuelle Erreichbarkeit
  • Rechnung scannen
  • Prepaid Infos Scannen

Erfassung Smartphone im OrgaMon

  • "Artikel"
  • "Neu"
  • "Smartphone"
  • "OK"
  • Titel: "Samsung Galaxy ...."
  • Preis: Bruttopreis
  • Verlagno: IME No (Gerätenummer)
  • Beschreibung: Name des Monteurs
  • gelber Haken
  • Artikel-Nr., die von OrgaMon vergeben wurde auf die Rechnung schreiben
  • Aufkleber der Gerätenummer (auf Geräteverpackung zu finden) auf die Rechnung kleben
  • Rechnung scannen
  • Scan ablegen: Diagnosemodus -> Netzumbau -> Artikel -> pdf reinkopieren, Dateiname = Artikelnummer, die OrgaMon vergab z.B. "24"

Vertragsnehmer im OrgaMon erfassen

  • Verträge
  • OrgaMon MOB Lizenz markieren
  • "+"
  • neuen Vertragsnehmer, Haken klicken
  • "Weiter"
  • "OK"
  • Vertragsdaten
  • von: = Montag nach Versand bzw. Datum der Inbetriebnahme
  • Vorlauf: "20"
  • Wiederholungen: "1"
  • Zeitspanne: "M"
  • Haken klicken
  • Zusätzlich: "Verbuchen=NEIN"

Smartphone Inbetriebnahme

  • Einbinden in das eigene WLAN
  • vorname.nachname@googlemail.com, alternativ vorname.nachname.de@googlemail.com
  • Firmware Update über Kies
  • "zxing" installation
  • Anlegen des Lesezeichens OrgaMon
  • OrgaMon installieren
  • WLAN aus
  • Paket-Daten ein
  • ersten "senden" mit der Nummer des Monteures!
  • Funktionstest "OrgaMon"
  • Kamera, die Auflösung auf 1280x960 Pixel beschränken
  • In den Startschirm schieben: OrgaMon, Google-Mail, Internet, Zxing
  • Im Google-Mail die Begrüssungs-Mails löschen

Versand

Rechnungsstellung

  • Rechnungstyp A: Server (monatliche Durchführung, in der Regel nur ein Beleg)
    • "Verträge" wählen
    • Vertragsvariante mit der Motivation "3fach SEWA-Server" anklicken
    • mittlerer Button mit Briefumschlag klicken "Alle Vertragsnehmer buchen"
    • falls "kein Vertrag ist anzuwenden" angezeigt wird ist hier ENDE
    • falls eine Vertragsanwendung erfolgt ist öffnet sich ein Info-Fenster mit Beleg-Nummern
    • diese Fenster schließen
    • Verträge schließen
    • "Spooler" wählen
    • Reiter "Druckauftrag"
    • Datei markieren
    • Druckvorschau mit dem Blatt Symbol "Druckauftrag ansehen"
    • direkt Drucken mit dem Drucker-Symbol "einzelnen Auftrag drucken"
    • Rechnung 2x drucken abheften / versenden
    • Wenn alles augedruckt und OK: Button mit Briefumschlag "Als gedruckt verbuchen" drücken
  • Rechnungstyp B: OrgaMon MOB Lizenzen (wöchentliche Durchführung, mehrere Seiten/Rechnungsnummern möglich)
    • Verträge
    • Vertragsvariante mit der Motivation "OrgaMon MOB Lizenz" anklicken
    • mittlerer Button mit Briefumschlag klicken "Alle Vertragsnehmer buchen"
    • falls "kein Vertrag ist anzuwenden" angezeigt wird ist hier ENDE
    • falls eine Vertragsanwendung erfolgt ist öffnet sich ein Info-Fenster mit Beleg-Nummern
    • SEWA unter Personen aufrufen
    • Button "B" klicken
    • Es sind nun einzelne Vertragsabrechnungen in Belege hinzugefügt worden
    • Dabei werden bestehende "offene" Beleg aufgefüllt, bis TYP="0" ist
    • "offene" Belege sind Belege die angezeigt werden mit "(bisher keine Rechnungen)"
    • Zweitrangig werden neue Belege erstellt und mit maximal 5 Abrechnungen aufgefüllt
    • alle "offene" Belege mit TYP="0" werden nun mit dem Briefumschlag-Symbol verbucht
    • in der Regelt bleibt ein "offener" Beleg mit TYP>"0" im System, kein Problem - dieser wird nächste Woche aufgefüllt
    • Rechnung(en) 2x drucken abheften / versenden

Buchführung

  • Zahlungskontrolle, Forderungsausgleich
  • Einbuchen der Ausgaben

[[ Zuordnung von Geldeingängen (Forderungen ausgleichen)]]

  • OrgaMon Menü "Zahlung"
  • Reiter "HBCI Umsatzabfrage"
  • "Umsatzabfrage starten"
  • "Ausgleichsforderungen"
  • gewünschte Konto-Nr. im Drop-Down-Menu auswählen
  • Umsätze, die nicht SEWA betreffen, mit Button xxxx wegklicken
  • für Umsätze, die SEWA betreffen, entsprechende Rechnungsnummer nach vorne links ziehen
  • für Umsätze, die sowohl SEWA als auch andere Kunden betreffen:
    • Doppelklick auf Buchungssatz
    • bei Skript: "BETRAG=xxx,xx" den Betrag eingeben, der SEWA betrifft
    • speichern und schließen
  • refresh
  • Rechnungs-Nr. nach links ziehen
  • wenn die grün unterlegte Rechnungsnummer mit dem Buchungssatz übereinstimmt, den Button mit Briefumschlag drücken

[[ Unbare Buchungen (Ausgaben)]]

  • "Zahlung"
  • Reiter "Buch"
  • Girokonto im drop down menu auswählen
  • irrelevante Buchungen:
    • rosa färben
  • relevante Buchungen
    • Doppelklick auf Buchungssatz
    • Im Feld "Gegenkonto" entsprechende Konto-Nr. (die häufigsten Kontonummern siehe unten)eingeben
    • Im rechten großen Feld sind Texteingaben, nähere Erläuterungen möglich
    • "Haken" klicken zum Speichern
    • Schließen
    • ER-Nr. auf Beleg schreiben
    • Buchungssatz grün färben

[[ Bare Buchungen (Ausgaben)]]

  • "Zahlung"
  • Reiter "Buch"
  • einen beliebigen Buchunssatz anklicken
  • Button + drücken
  • Im Feld "Konto": "1000" eingeben
  • Im Feld "Gegenkonto" entsprechende Konto-Nr. (die häufigsten Kontonummern siehe unten)eingeben
  • Im rechten großen Feld sind Texteingaben, nähere Erläuterungen möglich
  • Im Feld "Betrag" den Bruttobetrag eingeben. ACHTUNG: Minuszeichen voranstellen, da es sich um eine Ausgabe handelt
  • "Haken" klicken zum Speichern
  • ER-Nr. auf Beleg schreiben
  • Schließen

Die häufigsten zu verwendenden Konten gemäß Kontenplan 7200: Prepaid Guthaben (Standardeinstellung MwSt.-Satz: 0 %) 

     Prepaid-Starterpakete (Achtung hier MwSt.-Satz ändern!)

3200: Wareneingang, Hardware, technisches Zubehör (Standardeinstellung MwSt.-Satz: 19%) 4930: Bürobedarf (Standardeinstellung MwSt.-Satz: 19%) 4910: Porto (Standardeinstellung MwSt.-Satz: 0%)

Ändern MwSt.-Satz

  • Im Feld "Skript" eintragen:
    • "SATZ=0" -> 0 % oder
    • "SATZ=1" -> 19 % oder
    • "SATZ=2" -> 7 %

[[ Verbuchen von baren oder unbaren Belegen, die mehrere Aufwands- bzw. Bestandskonten betreffen]] Im Feld Skript: (Beispiel) "Schema=Folge TRANSAKTIONSTYP=NMSC BETRAG=-19,50;7200;SATZ=1 BETRAG=-30,00;7200 BETRAG=-4,15;1590"

Umsatzsteuer-Voranmeldung

  • ..
  • Datensicherung machen und eMail dass Umsatzsteuervoranmeldung gemacht ist

Arbeitszeiterfassung

  • grobe Dokumentation der Tätigkeit
  • Nacherfassung von Zeiten muss die Ausnahme bleiben, sekundengenaues emotionsloses Buchen
  • Übergabe des Arbeitszeitbelegs
  • Erfassung als Sammelüberweisung
  • Überwachung der Lohnzahlung
  • Buget 1 : zusammen mit Andreas
  • Buget 2 : alleine
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