Belege

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Definition

Belege sind auftragsbezogene Dokumente, die sich an den Kunden richten.

Unterteilung

Angebote In Vorbereitung eines Auftrages.
Verträge Vorlagen zur Autoerzeugung von Rechnungsbelegen aus den Vertragsdaten heraus. Verträge werden dann gepflegt, sobald eine mehrfache Rechnungsstellung erwartet wird.
Packlisten Dienen dem Kommisionierer als Hinweisliste für Lagerplätze und richtliste.
Lieferscheine Als Beilage zur aktuellen Lieferung beschreiben sie den Umfang der aktuellen Lieferung.
Rechnungen Formulierung von Leistungen und Stellung von Forderungen an den Kunden.
Garantielisten Ein Garantiebeleg enthält alle relevanten Daten, die für einen eventuellen spätere Garantieabwicklung notwendig sind

Der Begriff 'Beleg' wurde als Überbegriff gewählt, um zu verdeutlichen, dass es sich um eine Zusammenstellung von mehreren Belegposten zu einem Belegdokument handelt.

Belegkopf Eingenschaften

• TYP

*       normale Versandartikel Logik verwenden.
p       (kleines P) bedeutet "portofrei" in allen Teillieferungen. Es wird gar 
        keine Versandregel angewendet.
P       (grosses P) bedeutet "Porto erzwingen" in allen Teillieferungen

• STA

*   normale Rechnung
A   Angebot
G   Garantiebeleg
V   Vertrag 
Z   Zeiterfassungsbeleg - ohne Ausgangsrechnungsbuchung    

• TLL

<leer>  in Teillieferungen
3       an den 3 angegebenen (Wunsch) Terminen
Z       Alles zusammen in einer Lieferung sobald alles da.

• N Netto JA/NEIN Feld

bei Rechnungen in der Regel angekreuzt. Diese Einstellung wird bei der Neuanlage eines Beleges aus dem Systemparameter EinzelpreisNetto übernommen. Sieht auch dortige Erklärung.
In Der Buchführung ergibt sich aus der MwSt Problematik ein Rundungsproblem, da hier besprochen wird.

Belege wählen sich über die Person, an die sie gerichtet ist, den Nummernkreis. Siehe dazu Stempel.

• INTERN_INFO
  • Druckauftrag=JA|NEIN²: bewirkt eine Kopie des html Beleges in das Spool-Verzeichnis "Druckauftrag"
  • verbuchen=JA|NEIN²: bewirkt sofortiges verbuchen beim Kopieren!
  • label=JA|NEIN²: bewirkt eine "JA" für den Paket-Kleber Aufdruck!

² Default

Spalteneinstellungen

Spalten Speicherungs Symbol Taste
Jedes Mal, wenn Sie an den Spalteneinstellungen etwas geändert haben müssen Sie diese Taste oberhalb der Tabelle drüchen. Sie symbolisiert eine Spaltengrenze mit 2 Pfeilen.

    |
  <-|->
    |

Spaltenbreiten
Sie könnenn bei der Beleg-Tabelle, sowie bei der Postentabelle die Breite der Spalten anpassen. Bewegen Sie dazu die Maus auf die Tabellenüberschriften. Zielt man genau auf die Grenzen zwischen 2 Spalten verändert sich der Mauszeiger, und man kann durch gedrückthalten der linken Maustaste die Grenze verschieben.
Spalten unterdrücken
Spalten, die für Sie völlig unterinteressant sind schieben Sie auf nur wenige Pixel zusammen. Bei Speichern wird die Spalte dann entfernt.
Spalten wiederherstellen

Rechter Mausklick auf die "Spalten Speicherungs Symbol Taste".

• Art

A (grosses A) bedeutet der Belege ist ein ANGEBOT
G (grosses G) bedeutet der Belege ist ein GARANTIERBELEG

Postenblock

linker Mausklick auf die "rote" Belegsumme liefert mehr Berechnungs-Infos.
"Texte"-Reiter ist dunkelblau sobald hier Text enthalten sind

Mengenlogik

-negative Rechnungsmengen vermindern die Auftragsmenge
-positive Rechnungsmengen erhöht die Rechnungsmenge

spezielle Aufgaben

Bei jeder Belegberechnung kann eine freie Programmierung für besondere Aufgaben verwendet werden. Dazu wird das in den OrgaMon integrierte D - BASIC verwendet. Im Verzeichnis D-BASIC des OrgaMon Ordners können entsprechende Programme in Form von .txt Dateien angelegt werden.

BerechneBeleg-1.txt

Im Beispiel wird eine Artikel-Zugabe zum Beleg hinzugebucht wenn der Kunde diese nicht bereits erhalten hat.

LET ZUGABE_ARTIKEL_R="164312"
LET ZUGABE_TEXT = "Susi Polka - HeBu Musikverlag"
LET COUNT = SQL("select COUNT(BELEG.RID) from BELEG join POSTEN on (POSTEN.ARTIKEL_R=" & ZUGABE_ARTIKEL_R & ") and (POSTEN.BELEG_R=BELEG.RID) where BELEG.PERSON_R=" & PERSON_R)
IF COUNT>"0" THEN "ENDE"
PRINT SQL("insert into POSTEN (RID,POSNO,BELEG_R,MENGE,ARTIKEL_R,PREIS,ARTIKEL,ZUTAT) VALUES (0,1," & BELEG_R & ",1," & ZUGABE_ARTIKEL_R & ",0,'" & ZUGABE_TEXT & "','Y')")
"ENDE"

Storno

• Rechnungsstorno: In "Z" die Forderung löschen. Den "Rechnungsbetrag" des Beleges um den in "Z" gelöschten Betrag vermindern.

Verbuchte Rechnung rückabwickeln

1. (Arbeitszeit) Alle Arbeitszeiten wieder in den Zustand "Nicht abgerechent" setzen.
   Budget->Reiter "Arbeitszeit Belege"->bei "abgerechnetes in den Belegen" die Belegnummer eintragen.
   In der Spalte Beleg steht eingeklammert die RIDs der einzelnen Zeiteinträge. Bei all diesen RIDs muss die Spalte BELEG_R gelöscht werden; dies erfolgt im Programmpunkt "Zeiterfassung".
2. (Rechnungsbeleg) Vor Löschung, wenn gewünscht den Beleg mit der Kopie-Funktion in eine Neuanlage kopieren. Beleg nun mit "-" löschen.
3. (Forderungen löschen) Durch die Beleglöschung werden die dazugehörigen Forderungen nicht ausgeglichen. Dies muss manuell storniert oder gelöscht werden. Durch "Z" beim Kunden. Danach auf den grünen Stern bei "Beleg" um ALLE Beleg anzuzeigen (danach auf Start). Der entsprechenden Forderung wurde bereits durch die Beleglöschung die Belegnummer entzogen. Die entsprechende Forderung mit "-" löschen.