Personen

Kunden, Lieferanten und Hersteller sind unter der Rubrik Personen gespeichert.

Import aus externen Dateien

• kein Umsatzsteuerausweis (NETTO)

angekreuzt bedeutet dies dass für dies Kunden kein Mehrwertsteuerausweis notwendig ist. z.B. dadurch, dass es sich um einen "Nicht EU"-Ausländer handelt, oder es handelt sich um einen Verkauf inerhalb derselben Firma.

• fixierte Endpreise (NETTO_WIE_BRUTTO)

angekreuzt bedeutet dies, dass im Falle dass kein Umsatzsteuerausweis erfolgt dennoch die gespeicherten Brutto-Preise verwendet werden sollen. Es handelt sich also um eine Preiserhöhung um den jeweiligen Mehrwertsteuersatz.

• PLZ Ortsangabe

complete.txt muss im Unterverzeichnis .\Suchindex sein. PLZ Tabelle zuvor leeren muss angekreuzt sein.

Drucken mit externer Textverarbeitung

OrgaMon kann Serienbrieffelder eines Textdokumentes mit Inhalten belegen. Damit ist es möglich die Funktionen einer externen Textverarbeitung (Microsoft Word, OpenOffice Writer) mit den Daten des OrgaMon zu verbinden.

• Bekanntmachen der OrgaMon-Daten mit OpenOffice

Erster, und einmaliger Schritt ist das Registrieren der OrgaMon Datenquelle. Dadurch wird die Quelle für OpenOffice verfügbar. Hierzu sind folgende Schritte notwendig.

1. Im OrgaMon: Personen->in der oberen Funktionsleiste das Wordsymbol drücken (damit ensteht nun eine Datei "Personen.xls", dazu später mehr).
2. Start->Programme->OpenOffice.org 2.1->OpenOffice.org Base
3. (o) "Verbindung zu einer bestehenden Datenbank herstellen" wählen
4. aus dem Textauswahl-Feld nun den Eintrag "Tabellendokument" wählen
5. Taste "Weiter >>"
6. Durchsuchen "Eigene Dateien" -> Pfad "OrgaMon" -> "Personen.xls" "öffnen"
7. Taste "Weiter >>"
8. ( ) Haken bei "Die Datenbank zum Bearbeiten öffnen" entfernen!
9. Taste "Fertigstellen"
10. Im "Speichern Unter" Dialog nun wieder in "Eigene Dateien" den Pfad "OrgaMon" wählen, und das Wort "Neue Datenbank" durch "OrgaMon-Person" ersetzen.

• Ein normales Textdokument zu einem Serienbrief weiter entwickeln.

1. Start-PRogramme->OpenOffice.org 2.1->OpenOffice Writer
2. Entwerfe und gestalte wie gewohnt Dein Textdokument, oder öffne ein bestehendes Dokument
3. Die variablen Textbestandteile sollen nun aus der OrgaMon-Datenbank geliefert werden
4. Einfügen->Feldbefehl->Andere
5. Wechsle in den Reiter "Datenbank"
6. Wähle in der Box Feldtyp "Seriendruckfeld"
7. Doppelklicke in der Box Datenbank den Eintrag "OrgaMon-Person", so dass "Sheet 1" erscheint.
8. Doppelklicke nun "Sheet 1"
9. Klicke nun ein Feld an, das Du im Text haben willst.
10. Tipp: Klicke in Deinen Text im Hintergrund, um die richtige Position zu bestimmen.

• Den Serienbrief besser kontrollieren

1. Ansicht->Feldnamen: schaltet zwischen kurzer und langer Ansicht der Serienbrieffelder um
2. Ansicht->Datenquellen (F4): (Super!!) Zeigt an, was eingesetzt werden könnte.
3. Datei->Drucken->JA->OK->OK druckt jetzt mehrfach Deinen Text mit den Inhalten der Quelldatenbank.
4. Tipp: (Installiere und) verwenden den FreePDF-Druckertreiber um in der Feinschliff-Phase Papier zu sparen.

• notwendige Voreinstellung sollte mit OpenOffice gearbeitet werden

• System->TextdokumentDateierweiterung=.odt
• Dadurch wird OrgaMon bekannt gemacht, dass nicht mit Mircosoft Word gearbeitet werden soll.

• Arbeiten mit "leeren" Briefvorlagen

--- Dokumentation noch unvollständig ---

1. Erstelle einen "leeren" Briefkopf mit allen Adress-Steuerfeldern, dieser Brief soll als Grundlage für alle Anschreiben gelten.
2. Speichere den Text unter dem Namen Vorlage im Verzeichnis <OrgaMon-Verzeichnis>\Word\ ab (Vorlage.odt, Vorlage.doc bei Microsoft(r)Word(tm))

In das Drucken Feld gibt man den Namen der Vorlagendatei ein und drückt <ENTER>, danach wird diese Datei, gefüllt mit den aktuellen Personendaten geöffnet. Gibt man nichts ein, und drückt einfach nur <ENTER> wird nur die Steuerdatei geöffnet.

Profil

Ändern Sie die Texte der einzelnen Profil-Schalter in den Systemeinstellungen.

Namen der einzelnen Datenbank-Felder:

[ ] A00       [ ] A06         [ ] A12         [ ] MAILING
[ ] A01       [ ] A07         [ ] A13         [ ] RECHNUNGSEMPAENGER
[ ] A02       [ ] A08         [ ] A14
[ ] A03       [ ] A09         [ ] A15
[ ] A04       [ ] A10         [ ] A16         [ ] NETTO
[ ] A05       [ ] A11         [ ] A17         [ ] NETTO_WIE_BRUTTO