Jahresabschluss

• Aus Gründen der Datensparsamkeit sollte ab und an geprüft werden, ob Personen/Belege weiterhin gespeichert werden sollen
• Der Datenschutz fordert einen sensiblen Umgang mit personenbezogenen Daten dazu gehört es, die endlose Speicherung zu verhindern
• Das Finanzamt fordert die Archivierung aller Belege für maximal 10 Jahre
• Als Hilfe stehen Ihnen verschiedene OLAP-Scripts zur Verfügung

Vorgehensweise

• Durch OLAP-Statements wird zunächst ein Löschumfang berechnet (Personen oder Belege) aber noch nichts gelöscht
• Mit dem OLAP-Ergebnis.csv geht man dann in die Stapel-Transaktionen und nimmt Beleg- oder Personen-Löschungen vor
• Die Löschungen werden im Diagnose-Verzeichnis protokolliert
• Halten Sie die hier vorgeschlagene Reihenfolge der Scripte ein, da sonst ev. Datengrundlagen gelöscht sind, die aber noch benötigt werden
• 🠖OLAP🠖Mit der Drop-Down-Box ein Script wählen🠖Ändern Sie ggf. den $Stichtag🠖Symbol Speichern🠖Ausführen

Kunden-Verlorene.OLAP.txt

--
-- Verlorene Kunden haben vor dem STICHTAG
-- was gekauft, seit dem aber nicht mehr
--

$STICHTAG='01.01.2011' 

select distinct
 BE.PERSON_R
from
 posten PO
join beleg BE ON 
 (BE.RID=PO.BELEG_R) and
 (BE.ANLAGE>=$STICHTAG) and
 (BE.PERSON_R is not null)
join PERSON on
 (BE.PERSON_R=PERSON.RID) and
 ((PERSON.A17 is null) or (PERSON.A17='N')) 
where
 (PO.PREIS>0) 

select distinct
 BE.PERSON_R
from
 posten PO
join beleg BE ON 
 (BE.RID=PO.BELEG_R) and
 (BE.ANLAGE<$STICHTAG) and
 (BE.PERSON_R is not null)
join PERSON on
 (BE.PERSON_R=PERSON.RID) and
 ((PERSON.A17 is null) or (PERSON.A17='N')) 
where
 (PO.PREIS>0) 

subtract
-

complete
Anschrift(PERSON_R) Adressat1;Adressat2;Adressat3;Adressat4;Strasse;Ort  
-

excel
open
-

1. Führen Sie das Script aus, im LibreOffice- Calc werden die entsprechenden Löschkandidaten angezeigt
2. Sind alle Vorschläge OK
   1. 🠖Pflege🠖Reiter Stapeltransaktionen🠖Haken bei Personen löschen🠖OLAP Ergebnis laden🠖Ausführen
3. Falls Sie die Löschung von einzelnen verhindern wollen
   1. 🠖Personen🠖grüner OLAP-Würfel🠖Doppelklick auf OLAP-Ergebnis.csv
   2. In der Personenliste sind nun nur noch die des OLAP-Ergebnisses angezeigt
   3. Kreuzen Sie A17 an um die Aufnahme in das OLAP-Ergebnis beim nächsten Aufruf zu verhindern
   4. Wenn Sie alle Kandidaten geprüft und ggf. angekreuzt haben muss das OLAP-Statement nochmals ausgeführt werden (Nur weil Sie A17 angekreuzt haben sind die Kandidaten NICHT aus der aktuellen Löschliste entfernt!)

Belege-Vor-Stichtag.OLAP.txt

--
-- Belege die vor dem STICHTAG angelegt wurden
-- 

$STICHTAG='01.01.2011' 

select
 RID
from
 BELEG
where
 ANLAGE<$STICHTAG

• Hier ist keine weitere Kontrolle vorgesehen, es kann direkt gelöscht werden
• 🠖Pflege🠖Reiter Stapeltransaktionen🠖Haken bei Belege löschen🠖OLAP Ergebnis laden🠖Ausführen

Kunden-Passive.OLAP.txt

--
-- Personen ...
--  die keinen Beleg haben
--  die keinen Order-Beleg haben
--  die nicht in A17 als "unlöschbar" angegeben sind
--  die vor dem Stichtag schon im System waren
--  die nicht grün eingefärbt sind
--
 
$STICHTAG='01.01.2011'  
               
select first 30 
 RID as PERSON_R
from
 PERSON
where 
 ((select count(RID) from BELEG where BELEG.PERSON_R=PERSON.RID)<1) and
 ((select count(RID) from BBELEG where BBELEG.PERSON_R=PERSON.RID)<1) and
 ((A17 is null) or (A17='N')) and
 (EINTRAG<$STICHTAG) and
 ((PAPERCOLOR is null) or (PAPERCOLOR not in (1111111,2222222)))
order by
 RID    

complete
Anschrift(PERSON_R) Adressat1;Adressat2;Adressat3;Adressat4;Strasse;Ort  
-

excel
open
-

• Hier ist ev. eine mehrfache KOntrolle der Löschkandidaten erforderlich
• Auch wenn obige Kriterien erfüllt sind kann es sein dass Sie einzelne Personen behalten möchten
• Pro "Löschrunde" werden immer nur 30 Personen ausgesucht, nehmen Sie dann solange Personen aus der Liste bis alle 30 gelöscht werden dürfen

Protokollierung

• Die vom Datenschutz geforderte Lösch- Protokollierung landet als Textdatei im .\Diagnose Verzeichnis
• Dokumente aus dem Dokumentenverzeichnis der Person werden in eine .zip Datei gepackt
• Die Lösch-Protokollierung / .zip Datei landet langefristig in den "Ablage-" Zips der Datensicherung