Personen

Kunden, Lieferanten und Hersteller sind unter der Rubrik Personen gespeichert.

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Prorata/Monteur

• Sollen Aufträge auch auf die Handy-App "OrgaMon-App" gestellt werden braucht der Monteur ein Kürzel und eine 3 stellige Geräte-ID

Turnus Löschung

• Aus Gründen der Datensparsamkeit sollte ab und an geprüft werden, ob Personen/Belege weiterhin gespeichert werden sollen
• Endloses, unnötiges Speichern von personenbezogenen Daten sollte vermieden werden, das ist eine Forderung des Datenschutzes
• Als Hilfe stehen Ihnen 3 OLAP-Scripts zur Verfügung die Kandidaten für die Löschung selektieren, danach können Sie noch manuell eingreifen

Kunden-Verlorene.OLAP.txt

--
-- Verlorene Kunden haben vor dem STICHTAG
-- was gekauft, seit dem aber nicht mehr
--

$STICHTAG='01.01.2011' 

select distinct
 BE.PERSON_R
from
 posten PO
join beleg BE ON 
 (BE.RID=PO.BELEG_R) and
 (BE.ANLAGE>=$STICHTAG) and
 (BE.PERSON_R is not null)
join PERSON on
 (BE.PERSON_R=PERSON.RID) and
 ((PERSON.A17 is null) or (PERSON.A17='N')) 
where
 (PO.PREIS>0) 

select distinct
 BE.PERSON_R
from
 posten PO
join beleg BE ON 
 (BE.RID=PO.BELEG_R) and
 (BE.ANLAGE<$STICHTAG) and
 (BE.PERSON_R is not null)
join PERSON on
 (BE.PERSON_R=PERSON.RID) and
 ((PERSON.A17 is null) or (PERSON.A17='N')) 
where
 (PO.PREIS>0) 

subtract
-

complete
Anschrift(PERSON_R) Adressat1;Adressat2;Adressat3;Adressat4;Strasse;Ort  
-

excel
open
-

1. Führen Sie das Script aus, im LibreOffice- Calc werden die entsprechenden Löschkandidaten angezeigt
2. Sind alle Vorschläge OK
   1. wählen Sie ->Pflege->Reiter Stapeltransaktionen
   2. Kreuzen Sie "Personen löschen" an
   3. Laden sie die OLAP-Ergebnis.csv
   4. Drücken Sie "Ausführen"
3. Falls Sie die Löschung von einzelnen verhindern wollen
   1. Wählen Sie -> Person -> grüner OLAP-Würfel -> OLAP-Ergebnis.csv
   2. Kreuzen Sie A17 an um die Aufnahme in das OLAP-Ergebnis beim nächsten Aufruf zu verhindern
   3. Wenn Sie alle Kandidaten geprüft und ggf. angekreuzt haben muss das OLAP-Statement nochmals ausgeführt werden
   4. Obwohl Sie A17 ankreuzen darf nicht die "alte" Liste zur Löschvorlage verwendet werden!!

Belege-Vor-Stichtag.OLAP.txt

--
-- Belege die vor dem STICHTAG angelegt wurden
-- 

$STICHTAG='01.01.2011' 

select
 RID
from
 BELEG
where
 ANLAGE<$STICHTAG

Kunden-Passive.OLAP.txt

--
-- Personen ...
--  die keinen Beleg haben
--  die keinen Order-Beleg haben
--  die nicht in A17 als "unlöschbar" angegeben sind
--  die vor dem Stichtag schon im System waren
--  die nicht grün eingefärbt sind
--
 
$STICHTAG='01.01.2011'  
               
select first 30 
 RID as PERSON_R
from
 PERSON
where 
 ((select count(RID) from BELEG where BELEG.PERSON_R=PERSON.RID)<1) and
 ((select count(RID) from BBELEG where BBELEG.PERSON_R=PERSON.RID)<1) and
 ((A17 is null) or (A17='N')) and
 (EINTRAG<$STICHTAG) and
 ((PAPERCOLOR is null) or (PAPERCOLOR not in (1111111,2222222)))
order by
 RID    

complete
Anschrift(PERSON_R) Adressat1;Adressat2;Adressat3;Adressat4;Strasse;Ort  
-

excel
open
-

1. Führen Sie das OLAP-Skript "Personen ohne Umsatz" aus

• Die Personen werden alle gelöscht
• Für jede einzelne Löschung wird eine Dokumentations-Datei erstellt die in der Diagnose abgelegt wird
• Diese Lösch-Protokollierung landet langefristig in den "Ablage-" Zips der Datensicherung

Weitere Themen

• Musikerverkettung
• Bearbeiter
• Kundenbindung
• eMail
• Import aus externen Dateien
• Tiere
• Land

Checkboxen

• kein Umsatzsteuerausweis (NETTO)

angekreuzt bedeutet dies dass für dies Kunden kein Mehrwertsteuerausweis notwendig ist. z.B. dadurch, dass es sich um einen "Nicht EU"-Ausländer handelt, oder es handelt sich um einen Verkauf innerhalb derselben Firma.

• fixierte Endpreise (NETTO_WIE_BRUTTO)

angekreuzt bedeutet, dass wenn kein Umsatzsteuerausweis erfolgt dennoch die gespeicherten Brutto-Preise verwendet werden sollen. Es handelt sich also um eine Preiserhöhung um den jeweiligen Mehrwertsteuersatz.

• PLZ Ortsangabe

complete.txt muss im Unterverzeichnis .\Suchindex sein. PLZ Tabelle zuvor leeren muss angekreuzt sein.

Drucken mit externer Textverarbeitung

OrgaMon kann Serienbrieffelder eines Textdokumentes mit Inhalten belegen. Damit ist es möglich die Funktionen einer externen Textverarbeitung (Microsoft Word, LibreOffice Writer) mit den Daten des OrgaMon zu verbinden.

Siehe hierzu LibreOffice

Profil

Ändern Sie die Texte der einzelnen Profil-Schalter in den Systemeinstellungen.

Namen der einzelnen Datenbank-Felder:

[ ] A00       [ ] A06         [ ] A12         [ ] MAILING
[ ] A01       [ ] A07         [ ] A13         [ ] RECHNUNGSEMPAENGER
[ ] A02       [ ] A08         [ ] A14
[ ] A03       [ ] A09         [ ] A15
[ ] A04       [ ] A10         [ ] A16         [ ] NETTO
[ ] A05       [ ] A11         [ ] A17         [ ] NETTO_WIE_BRUTTO

Wiederherstellen versehentlich gelöschter Personen

Bei einer Personen-Löschung wird eine "Rollback-Löschung-PERSON-~PERSON_R~.sql" Datei im Diagnose-Verzeichnis angelegt. Mit Hilfe dieser Datei kann die Datenbnak in den Zustand VOR der Löschung versetzt werden. Das Skript kann man durch Pflege->Datenbank->Script->Script Commands->Load From File laden und mit Execute ausführen.
Es wird dabei eine Technologie angewendet nicht wie in der Datenbankwelt üblich eine Log-Datei mit Datenbankzuständen VOR der Ausführung von Kommandos rückwärts zu lesen und daraus wieder das Original herzustellen, sondern im Rahmen der Löschung wird bereits ein ausführbares Script generiert, das aktiv den Originalzustand wiederherstellt. Dieses kann scheitern wenn ...

• Es Tabelleneinträge mit dem "alten" RID bereits wieder gibt (eigentlich nicht möglich)
• Referenzen nicht durch null getiltgt wurden, sondern durch Löschung der entsprechenden Records (beim OrgaMon unüblich!)

Symbol "grüner Dollar"

• Hinweis ist: Zeige alternative Zahlungs-Identitäten an

Sie stehen auf der "Hauptidentität" eines Kunden. Bei diesem Kunden sind seine Belege gespeichert. Wenn Sie jetzt diese Funktion ausführen werden unter der Hauptperson selbst alle Zahlungsidentitäten angezeigt. Referenziert werden diese über "Z".