MOB-Admin

Voraussetzungen

• Notebook mit Internet-Anbindung
  • OrgaMon Installation "Netzumbau"
  • OpenOffice Installation
  • Thunderbird Installation mit dem Konto "mail-ma1"
  • Kies Software für Samsung Galaxy Smartphone
• WLAN für Handy Inbetriebnahme
• Farbdrucker für Rechnungserstellung
• Büromaterial
  • Versandpaket Typ "handy"
  • Versandtasche Typ "Kleinzeug"
  • Briefumschlag lang Fenster für Rechnungen

Anlegen eines E-Mail-Accounts auf netzumbau-Server

• OrgaMon
• "Ticket"
• Registerkarte "Rechner"
• auf den 4. Button von links drücken, ein schwarzes Fenster öffnet sich, folgende Eingaben vornehmen:
  • "cd /etc/postfix"
  • Enter Taste
  • "joe virtual"
  • an das Ende der Liste scrollen und die neue E-Mail-Adresse eingeben z.B. michel.mustermax@netzumbau.de
  • die Zeile mit Leerzeichen füllen und dann "mail-ma1@localhost" eingeben
  • Tastenkombination: strg + k
  • "x" (= speichern und exit) bzw. "q" (=quit, ohne speichern)
  • "postmap virtual"
  • Enter Taste
  • "rcpostfix restart"
  • Enter Taste
  • "exit"
  • Enter Taste

Anschließend die netzumbau-E-Mail-Adresse im OrgaMon erfassen: Person (hier: Michel Mustermax) -> Internetdienste -> Benutzername

Prepaid-Guthaben-Check

• Kontrolle des Guthabens: Alle 14 Tage
• Aufladeregel: bei <20 Euro um 30 Euro aufladen

Prepaid-Aufladung

• Login und Code eingeben
• Den Aufladebetrag dokumentieren, aber wie?

Prepaid-Start

• Starter-Paket blau.de
• Aufladekarte 2 x 15 Euro
• Schreiben des Starterpakets mit der 4-stelligen laufenden Nummer (10xx) versehen.
• Freischaltung bei www.blau.de
  • Daten der betreffenden Person eingeben
    • Telefonnummer = blau-Handy-Nr.
    • E-Mail = michel.mustermax@netzumbau.de
    • Passwort = blau-Freischaltungs-Passwort
  • "Zahlungsdaten" -> "manuelle Aufladung" -> "per Vorkasse bezahlen"
  • "Einzelverbindungsnachweis vollständig speichern"
  • Freischaltung , die Bestätigung der Freischaltung kann bis zu 4 Stunden dauern.
• Sobald die Bestätigung vorliegt anhand der o.g. Einlog-Daten auf www.blau.de Guthaben auf die SIM Karte buchen. Aufladekarten sind z.B. bei dm und Tankstellen erhältlich.
• Buchung der Internetoption "1 GB" per Telefon 1155

Bestellen der Smartphones

• Smartphone Mittelklasse
  • Samsung Galaxy Ace Plus, ca. 220 Euro
  • Motorola Defy Plus
• Mumbi Schutzhülle
• langes USB Kabel 1,5 m
• USB KFZ Ladeadapter

Daten in OrgaMon einpflegen

• Versandadresse mit dem Empfänger aushandeln
• Wohnadressdaten verifizieren
• Bei der Person:
  • name, vorname, strasse, plz, ort
  • Hauptnummer ist <laufende Nummer Prepiad-Brief><PIN>
  • email ist googlemail.konto
  • Benutzername ist "vorname.name@netzumbau.de"
  • Passwort ist Prepaid Passwort
  • Handy ist die personalisierte Prepaid-Nummer
  • priv- Fax ist die aktuelle Erreichbarkeit
• Rechnung scannen
• Prepaid Infos Scannen

Erfassung Smartphone im OrgaMon

• "Artikel"
• "Neu"
• "Smartphone"
• "OK"
• Titel: "Samsung Galaxy ...."
• Preis: Bruttopreis
• Verlagno: IME No (Gerätenummer)
• Beschreibung: Name des Monteurs
• gelber Haken
• Artikel-Nr., die von OrgaMon vergeben wurde auf die Rechnung schreiben
• Aufkleber der Gerätenummer (auf Geräteverpackung zu finden) auf die Rechnung kleben
• Rechnung scannen
• Scan ablegen: Diagnosemodus -> Netzumbau -> Artikel -> pdf reinkopieren, Dateiname = Artikelnummer, die OrgaMon vergab z.B. "24"

Vertragsnehmer im OrgaMon erfassen

• Verträge
• OrgaMon MOB Lizenz markieren
• "+"
• neuen Vertragsnehmer, Haken klicken
• "Weiter"
• "OK"
• Vertragsdaten
• von: = Montag nach Versand bzw. Datum der Inbetriebnahme
• Vorlauf: "20"
• Wiederholungen: "1"
• Zeitspanne: "M"
• Haken klicken
• Zusätzlich: "Verbuchen=NEIN"

Smartphone Inbetriebnahme

• Einbinden in das eigene WLAN
• vorname.nachname@googlemail.com, alternativ vorname.nachname.de@googlemail.com
• Firmware Update über Kies
• "zxing" installation
• Anlegen des Lesezeichens OrgaMon
• OrgaMon installieren
• WLAN aus
• Paket-Daten ein
• ersten "senden" mit der Nummer des Monteures!
• Funktionstest "OrgaMon"
• Kamera, die Auflösung auf 1280x960 Pixel beschränken
• In den Startschirm schieben: OrgaMon, Google-Mail, Internet, Zxing
• Im Google-Mail die Begrüssungs-Mails löschen

Smartphone auf einen anderen User umstellen

• "Einstellungen"
• "Datenschutz"
• "auf Werkseinstellungen zurückstellen"
• "USB-Speicher formatieren"
• anschließend ein Setup beim Smartphone durchführen siehe http://www.orgamon.org/index.php5/MOB-Admin#Smartphone_Inbetriebnahme
• Namen des neuen Besitzers in "Artikel" -> "Beschreibung" ändern

Versand

• Waren:
  • ausgeschaltetes Smartphone schon in der Schutzhülle
  • Ladekabel Standard
  • USB-Kabel lang
  • Kfz-Lade-Adapter
• Anschreiben "Netzumbau" mit Tel. Nummer + PIN
• Anleitung http://www.orgamon.org/index.php5?title=MOB&printable=yes

Rechnungsstellung

• Rechnungstyp A: Server (monatliche Durchführung, in der Regel nur ein Beleg)
  • "Verträge" wählen
  • Vertragsvariante mit der Motivation "3fach SEWA-Server" anklicken
  • mittlerer Button mit Briefumschlag klicken "Alle Vertragsnehmer buchen"
  • falls "kein Vertrag ist anzuwenden" angezeigt wird ist hier ENDE
  • falls eine Vertragsanwendung erfolgt ist öffnet sich ein Info-Fenster mit Beleg-Nummern
  • dieses Fenster schließen
  • Verträge schließen
  • "Spooler" wählen
  • Reiter "Druckauftrag"
  • Datei markieren
  • Druckvorschau mit dem Blatt Symbol "Druckauftrag ansehen"
  • direkt Drucken mit dem Drucker-Symbol "einzelnen Auftrag drucken"
  • Rechnung 2x drucken abheften / versenden
  • Wenn alles augedruckt und OK: Button mit Briefumschlag "Als gedruckt verbuchen" drücken

• Rechnungstyp B: OrgaMon MOB Lizenzen (wöchentliche Durchführung, mehrere Seiten/Rechnungsnummern möglich)
  • Verträge
  • Vertragsvariante mit der Motivation "OrgaMon MOB Lizenz" anklicken
  • mittlerer Button mit Briefumschlag klicken "Alle Vertragsnehmer buchen"
  • falls "kein Vertrag ist anzuwenden" angezeigt wird ist hier ENDE
  • falls eine Vertragsanwendung erfolgt ist öffnet sich ein Info-Fenster mit Beleg-Nummern
  • SEWA unter Personen aufrufen
  • Button "B" klicken
  • Es sind nun einzelne Vertragsabrechnungen in Belege hinzugefügt worden
  • Dabei werden bestehende "offene" Beleg aufgefüllt, bis TYP="0" ist
  • "offene" Belege sind Belege die angezeigt werden mit "(bisher keine Rechnungen)"
  • Zweitrangig werden neue Belege erstellt und mit maximal 5 Abrechnungen aufgefüllt
  • alle "offene" Belege mit TYP="0" mit dem Button "Belegvorschau" zunächst prüfen (Rechnungs-Nr. 000000), Fenster schließen, bei Richtigkeit mit dem Briefumschlag-Symbol verbuchen (Rechnungs-Nr. wird erstellt)
  • in der Regelt bleibt ein "offener" Beleg mit TYP>"0" im System, kein Problem - dieser wird nächste Woche aufgefüllt
  • Rechnung(en) 2x drucken abheften / versenden

Buchführung

Zuordnung von Geldeingängen (Forderungen ausgleichen)

• OrgaMon Menü "Zahlung"
• Reiter "HBCI Umsatzabfrage"
• "Umsatzabfrage starten"
• "Ausgleichsforderungen"
• gewünschte Konto-Nr. im Drop-Down-Menu auswählen
• Umsätze, die nicht SEWA betreffen, mit Button xxxx wegklicken was ist Button xxxx
• Umsätze, die SEWA betreffen, die entsprechende Rechnungsnummer nach anklicken, linke Maustatste gedrückt halten und nach links ziehen, so dass diese Rechnung dann grün markiert und bereit zum Verbuchen ist

vorne links ziehen wie zieht man das nach vorne links?

• für Umsätze, die sowohl "Netzumbau" als auch andere Kunden betreffen:
  • Doppelklick auf Buchungssatz
  • bei Skript: "BETRAG=xxx,xx" den Betrag eingeben, der 100% "Netzumbau" betrifft
  • speichern und schließen
• betreffende Rechnungs-Nr. sind links eigentlich schon links aufgeführt und grün markiert. Falls nicht, die betreffende Rechnungsnr. anklicken, linke Maustaste gedrückt halten und nach links ziehen.

Rechnungs-Nr. nach links ziehen wie geht das

• wenn die grün unterlegte Rechnungsnummer mit dem Buchungssatz übereinstimmt, den Button mit Briefumschlag drücken

Unbare Buchungen (Ausgaben)

• "Zahlung"
• Reiter "Buch"
• Girokonto im drop down menu auswählen
• irrelevante Buchungen:
  • rosa färben
• relevante Buchungen
  • Doppelklick auf Buchungssatz
  • Im Feld "Gegenkonto" entsprechende Konto-Nr. (die häufigsten Kontonummern siehe unten)eingeben
  • Im rechten großen Feld sind Texteingaben, nähere Erläuterungen möglich
  • "Haken" klicken zum Speichern
  • ER-Nr. auf Beleg schreiben
  • Schließen
  • Buchungssatz grün färben

Bare Buchungen (Ausgaben)

• "Zahlung"
• Reiter "Buch"
• einen beliebigen Buchungssatz anklicken
• Button + drücken
• Im Feld "Konto": "1000" eingeben
• Im Feld "Gegenkonto" entsprechende Konto-Nr. (die häufigsten Kontonummern siehe unten) eingeben
• Im rechten großen Feld sind Texteingaben, nähere Erläuterungen möglich
• Im Feld "Betrag" den Bruttobetrag eingeben. ACHTUNG: Minuszeichen voranstellen, da es sich um eine Ausgabe handelt
• "Haken" klicken zum Speichern
• Stempel ER-Nr., die eben erzeugt wurde auf den Beleg schreiben, Beleg ablegen
• Schließen

Die am häufigsten zu verwendenden Konten gemäß Kontenplan

• 7200: Prepaid Guthaben (Standardeinstellung MwSt.-Satz: 0 %), Prepaid-Starterpakete (Achtung hier MwSt.-Satz ändern!)
• 3200: Wareneingang, Hardware, technisches Zubehör (Standardeinstellung MwSt.-Satz: 19%)
• 4930: Bürobedarf (Standardeinstellung MwSt.-Satz: 19%)
• 4910: Porto (Standardeinstellung MwSt.-Satz: 0%)

Ändern MwSt.-Satz

• Im Feld "Skript" eintragen:
  • "SATZ=0" -> 0 % oder
  • "SATZ=1" -> 19 % oder
  • "SATZ=2" -> 7 %

Verbuchen von baren oder unbaren Belegen, die mehrere Aufwands- bzw. Bestandskonten betreffen

In diesem Beispiel ist der Gesamtbetrag -53,65 €, im Feld Skript ist die Aufteilung des Betrages auf verschiedene Konten folgendermassen anzugeben. Im Feld Skript:

Schema=Folge
BETRAG=-19,50;7200;SATZ=1
BETRAG=-30,00;7200
BETRAG=-4,15;1590

Umsatzsteuer-Voranmeldung

• "Auswertung"
• "Umsatzsteuererklärung" markieren
• "Erstellen"
• es wird ein Excel Sheet generiert, das im Anwenderverzeichnis (blauer Ordner) dann zu finden ist
• Datensicherung machen und E-Mail an Andreas schicken, dass Umsatzsteuervoranmeldung gemacht ist

Arbeitszeiterfassung

• grobe Dokumentation der Tätigkeit
• Nacherfassung von Zeiten muss die Ausnahme bleiben, sekundengenaues emotionsloses Buchen
• Übergabe des Arbeitszeitbelegs
• Erfassung als Sammelüberweisung
• Überwachung der Lohnzahlung
• Buget 1 : zusammen mit Andreas
• Buget 2 : alleine