Jahresabschluss

• Aus Gründen der Datensparsamkeit sollte ab und an geprüft werden, ob Personen/Belege weiterhin gespeichert werden sollen
• Der Datenschutz fordert einen sensiblen Umgang mit personenbezogenen Daten dazu gehört es, die endlose Speicherung zu verhindern
• Das Finanzamt fordert die Archivierung aller Belege für maximal 10 Jahre
• Als Hilfe stehen Ihnen verschiedene OLAP-Scripts zur Verfügung

Vorgehensweise

• Durch OLAP-Statements wird zunächst ein Löschumfang berechnet (Personen oder Belege) aber noch nichts gelöscht
• Mit dem OLAP-Ergebnis.csv geht man dann in die Stapel-Transaktionen und nimmt Beleg- oder Personen-Löschungen vor
• Die Löschungen werden im Diagnose-Verzeichnis protokolliert
• Halten Sie die hier vorgeschlagene Reihenfolge der Scripte ein, da sonst ev. Datengrundlagen gelöscht sind, die aber noch benötigt werden
• 🠖OLAP🠖Mit der Drop-Down-Box ein Script wählen🠖Ändern Sie ggf. den $STICHTAG🠖Symbol Speichern🠖Ausführen

OLAP-Skripte

Kunden-Verlorene.OLAP.txt

--
-- Verlorene Kunden haben vor dem STICHTAG
-- was gekauft, seit dem aber nicht mehr
--

$STICHTAG='01.01.2011' 

select distinct
 BE.PERSON_R
from
 posten PO
join beleg BE ON 
 (BE.RID=PO.BELEG_R) and
 (BE.ANLAGE>=$STICHTAG) and
 (BE.PERSON_R is not null)
join PERSON on
 (BE.PERSON_R=PERSON.RID) and
 ((PERSON.A17 is null) or (PERSON.A17='N')) 
where
 (PO.PREIS>0) 

select distinct
 BE.PERSON_R
from
 posten PO
join beleg BE ON 
 (BE.RID=PO.BELEG_R) and
 (BE.ANLAGE<$STICHTAG) and
 (BE.PERSON_R is not null)
join PERSON on
 (BE.PERSON_R=PERSON.RID) and
 ((PERSON.A17 is null) or (PERSON.A17='N')) 
where
 (PO.PREIS>0) 

subtract
-

complete
Anschrift(PERSON_R) Adressat1;Adressat2;Adressat3;Adressat4;Strasse;Ort  
-

excel
open
-

1. Führen Sie das Script aus, im LibreOffice- Calc werden die entsprechenden Löschkandidaten angezeigt
2. Sind alle Vorschläge OK
   1. 🠖Pflege🠖Reiter Stapeltransaktionen🠖Haken bei Personen löschen🠖OLAP Ergebnis laden🠖Ausführen
3. Falls Sie die Löschung von einzelnen verhindern wollen
   1. 🠖Personen🠖grüner OLAP-Würfel🠖Doppelklick auf OLAP-Ergebnis.csv
   2. In der Personenliste sind nun nur noch die des OLAP-Ergebnisses angezeigt
   3. Kreuzen Sie A17 an um die Aufnahme in das OLAP-Ergebnis beim nächsten Aufruf zu verhindern
   4. Wenn Sie alle Kandidaten geprüft und ggf. angekreuzt haben muss das OLAP-Statement nochmals ausgeführt werden (Nur weil Sie A17 angekreuzt haben sind die Kandidaten NICHT aus der aktuellen Löschliste entfernt!)

Belege-Vor-Stichtag.OLAP.txt

--
-- Belege die vor dem STICHTAG angelegt wurden
-- 

$STICHTAG='01.01.2011' 

select
 RID
from
 BELEG
where
 ANLAGE<$STICHTAG

• Hier ist keine weitere Kontrolle vorgesehen, es kann direkt gelöscht werden
• 🠖Pflege🠖Reiter Stapeltransaktionen🠖Haken bei Belege löschen🠖OLAP Ergebnis laden🠖Ausführen

Kunden-Passive.OLAP.txt

--
-- Personen ...
--  die keinen Beleg haben
--  die keinen Order-Beleg haben
--  die nicht in A17 als "unlöschbar" angegeben sind
--  die vor dem Stichtag schon im System waren
--  die nicht grün/hellgrün eingefärbt sind
--
 
$STICHTAG='01.01.2011'  
               
select first 30 
 RID as PERSON_R
from
 PERSON
where 
 ((select count(RID) from BELEG where BELEG.PERSON_R=PERSON.RID)<1) and
 ((select count(RID) from BBELEG where BBELEG.PERSON_R=PERSON.RID)<1) and
 ((A17 is null) or (A17='N')) and
 (EINTRAG<$STICHTAG) and
 ((PAPERCOLOR is null) or (PAPERCOLOR not in (1111111,2222222)))
order by
 RID    

complete
Anschrift(PERSON_R) Adressat1;Adressat2;Adressat3;Adressat4;Strasse;Ort  
-

excel
open
-

• Pro "Löschrunde" werden immer nur 30 Kandidaten ausgesucht, nehmen Sie dann solange Personen aus der Liste (durch Setzen der Farbe oder A17) bis alle 30 ok sind und gelöscht werden dürfen
• Der Ablauf ist analog zu #Kunden-Verlorene.OLAP.txt

Protokollierung

• Die vom Datenschutz geforderte Lösch- Protokollierung landet als Textdatei im .\Diagnose Verzeichnis
• Dokumente aus dem Dokumentenverzeichnis der Person werden in eine .zip Datei gepackt
• Die Lösch-Protokollierung / .zip Datei landet langefristig in den "Ablage-" Zips der Datensicherung