LibreOffice

LibreOffice ist ein freies Softwarepaket für die Bereiche Textverarbeitung und Kalkulaktion. OrgaMon wird in der Regel immer im Zusammenhang mit LibreOffice eingesetzt. OrgaMon-Person (Artikel) liefert die Daten für Serienbriefe. OrgaMon-OLAP liefert Zahlenmaterial für ansehnliche betreibswirtschaftliche Auswertungen, die mit Hilfe von LibreOffice-Calc ausbelichtet werden können.

Installation

http://www.LibreOffice.org

Empfohlen ist die neueste Version von LibreOffice, zumindest jedoch die Version 2.3.0. Prüfen Sie ab und an wann eine neuer Version verfügbar ist.

• Start->LibreOffice.org 2.1->LibreOffice.org Writer->Hilfe->Suche nach Updates
• Start->Systemsteuerung->Java->Reiter "Aktualisierung"->Schaltfläche "Jetzt aktualisieren"

Serienbriefe im Bereich Personen

OrgaMon als Datenquelle registrieren (einmalig)

LibreOffice 3.6 und neuer

• Start -> Alle Programme -> LibreOffice 3.6 -> LibreOffice Base
• (o) Verbindung mit einer bestehenden Datenbank herstellen
• In der Combobox "Tabellendokument" wählen
• weiter >>
• Nun "Personen.xls" aus "Dokumente\OrgaMon\" wählen
• weiter >>
• Haken bei "Die Datenbank zum Bearbeiten öffnen" rausmachen
• "Fertigstellen"
• Speichern unter "Dokumente\OrgaMon\OrgaMon-Person"

LibreOffice 3.1 und neuer

• Start -> Alle Programme -> LibreOffice.org -> LibreOffice.org Base
• (o) Verbindung mit einer bestehenden Datenbank herstellen
• In der Combobox "Tabellendokument" wählen
• Nun "Personen.xls" aus "Eigene Dateien\OrgaMon\" wählen
• (o) Ja, die Datenbank soll angemeldet werden
• Speichern der Datenbank-Verbindung unter "Eigene Dateien\OrgaMon\" mit dem Namen "OrgaMon-Person"

LibreOffice 3.0 und älter

-> aufgrund eines Bugs im LibreOffice verwenden wir im Moment nur die csv-Variante der Dateiausgabe. Dies wird aber in LibreOffice 3.0 behoben sein.

Erster, und einmaliger Schritt ist das Registrieren der OrgaMon Datenquelle. Dadurch wird die Quelle für LibreOffice verfügbar. Hierzu sind folgende Schritte notwendig.

1. Im OrgaMon
   1. Personen->in der oberen Funktionsleiste das Wordsymbol drücken (damit ensteht nun die Dateien "Personen.xls, Personen.csv", dazu später mehr).
   2. Systemparameter "TestdokumentDateierweiterung" sollte ".odt" sein. System->TextdokumentDateierweiterung=.odt. Dadurch wird OrgaMon bekannt gemacht, dass nicht mit Mircosoft Word gearbeitet werden soll.

1. Start->Programme->LibreOffice.org ->LibreOffice.org Base
2. (o) "Verbindung zu einer bestehenden Datenbank herstellen" wählen
3. darunter aus der Combobox den Eintrag "Text" übernehmen
4. Taste "Weiter >>"
5. "Durchsuchen" -> "Eigene Dateien" -> Pfad "OrgaMon" "wählen"

(o) 'comman seperated value' Dateien (*.csv)
 
Feldtrenner: ;
Texttrenner: "
Dezimalzeichen: ,
Tausenderpunkt: .

1. Taste "Fertigstellen"
2. Im "Speichern Unter" Dialog nun wieder in "Eigene Dateien" den Pfad "OrgaMon" wählen, und das Wort "Neue Datenbank" durch "OrgaMon-Person" ersetzen.

Aus einem "normalen" Textdokument einen Serienbrief entwickeln

1. Start-PRogramme->LibreOffice.org 2.1->LibreOffice Writer
2. Entwerfe und gestalte wie gewohnt Dein Textdokument, oder öffne ein bestehendes Dokument
3. Die variablen Textbestandteile sollen nun aus der OrgaMon-Datenbank geliefert werden
4. Einfügen->Feldbefehl->Andere
5. Wechsle in den Reiter "Datenbank"
6. Wähle in der Box Feldtyp "Seriendruckfeld"
7. Doppelklicke in der Box Datenbank den Eintrag "OrgaMon-Person", so dass "Sheet 1" erscheint.
8. Doppelklicke nun "Sheet 1"
9. Klicke nun ein Feld an, das Du im Text haben willst.
10. Tipp: Klicke in Deinen Text im Hintergrund, um die richtige Position zu bestimmen.

Umgang mit dem Serienbrief

1. Ansicht->Feldnamen: schaltet zwischen kurzer und langer Ansicht der Serienbrieffelder um
2. Ansicht->Datenquellen (<Strg>&<Umschalt>&<F4>) Zeigt an, was eingesetzt werden könnte.
3. Datei->Drucken->JA->OK->OK druckt jetzt mehrfach Deinen Text mit den Inhalten der Quelldatenbank.
4. Tipp: (Installiere und) verwenden den FreePDF-Druckertreiber um in der Feinschliff-Phase Papier zu sparen.

Arbeiten mit "leeren" Briefvorlagen

--- Dokumentation noch unvollständig ---

1. Erstelle einen "leeren" Briefkopf mit allen Adress-Steuerfeldern, dieser Brief soll als Grundlage für alle Anschreiben gelten.
2. Speichere den Text unter dem Namen Vorlage im Verzeichnis <OrgaMon-Verzeichnis>\Word\ ab (Vorlage.odt, Vorlage.doc bei Microsoft(r)Word(tm))

In das Drucken Feld gibt man den Namen der Vorlagendatei ein und drückt <ENTER>, danach wird diese Datei, gefüllt mit den aktuellen Personendaten geöffnet. Gibt man nichts ein, und drückt einfach nur <ENTER> wird nur die Steuerdatei geöffnet.

Aktualisierung der Datenquelle

Es gibt scheinbar Probleme mit dem Aktualisieren von Datenquellen. Ist eine Datenquelle (=Datenbank) ein Tabellendokument und wird dieses durch eine externe Anwendung aufgefrischt, so gelingt es LibreOffice.org 2.1 diesen Umstand nicht immer zu erkennen. Es bleiben veraltete Daten angezeigt. Bei 3 verschiedenen Installationen werden unterschiedliche Verhaltensmuster beobachtet:

• Der "Refresh" Symbolknopf innerhalb der <Strg>&<Umschalt>&<F4> Datenansicht bringt niemals etwas
• LibreOffice Write muss neu gestartet werden, dann ist die Änderung sichtbar (Windows Vista, Java 1.6.0.b105)
• Es muss der aktuelle Benutzer "abgemeldet" werden, erst dann ist nach dem Neustart des Writer die Änderung sichtbar.
• Im besten Fall (Windows XP, Java 1.5.0_b03) muss man im Writer (die Datenansicht (<Strg>&<Shift>&<F4>) muss aktiv sein) einen rechten Mausklick auf die Datenverbindung machen und "Verbindung schliessen". Danach wieder in die "Tabelle" der Datenbank, dann auf das "Sheet 1", jetzt wird der Inhalt neu geladen. Und siehe da -> die neuen Daten sind da!

Dem LibreOffice Team ist dieser Bug bekannt: http://qa.LibreOffice.org/issues/show_bug.cgi?id=9899

Calc

Druckbereich auf ganze Tabelle ausweiten

• Machen Sie zunächst den Drucker zum Standard-Drucker auf dem Sie jetzt gleich ausdrucken möchten
• auf das Arbeitsblatt wechseln, auf dem die Tabelle zu sehen ist (nichts markieren)
• Format->Druckbereich->Bearbeiten
  • Druchbereich auf "ganze Tabelle" stellen
  • Wiederholungszeile auf "$1" stellen
• Format->Seite->Reiter "Tabelle" (ist "Seite" grau und nicht aufrufbar ist das Dokument schreibgeschützt da Sie es z.B. direkt aus einer eMail heraus geöffnet haben. Dann müssen Sie es zunächst als "echte" Datei irgendwo abspeichern)
  • Skalieren "auf Breite/Höhe anpassen"
    • Breite "1"
    • Höhe "100"
• Format->Seite->Reiter "Seite"
  • Ausrichtung "(x) Querformat"
• Format->Seite->Kopfzeile
  • "(x) Kopfzeile einschalten"
  • Bearbeiten: "Seite 1 von 99"

Ausdrucken

• Jede Mappe muss einzeln angewählt werden, und danach gedruckt werden.
• Obwohl angegeben ist "(x) alles drucken" druckt er immer nur die aktuelle Mappe.