Vertrag

Verträge dienen als Grundlage zur automatischen (Rechnungs-)Beleg-Erstellung. So würde beispielsweise ein Mietvertrag am Monatsende einen Beleg automatisch generieren, der als Abrechnungsmonat den "nächsten" Monat einsetzt und die Fälligkeit der Forderung auf den 1. des "nächsten" Monats setzt.

Bestandteile eines Vertrages

Verträge bestehen aus einigen Grundbestandteilen.

Baustelle

• legen Sie eine Baustelle an, sie ist als Modell bzw. Objekt zu verstehen die einer Vertragsabrechnung zugrunde liegt
• Beispiel 1: Sie bieten Reinigungsdienstleistungen an. Sie haben 5 Kunden im selben Hochhaus, da Sie hier immer gleiche Konditionen anbieten werden legen Sie hier eine Baustelle an mit dem Nummern-Prefix "Hochhaus Süd"
• Beispiel 2: Sie bieten Auto- und Fahrrad- Vermietung an, legen Sie 2 Baustellen an "Auto" und "Fahrrad"

Beleg-Vorlage

• die Beleg-Vorlage sollte bei einer institutionellen Person, einer Vertragsgeberin gespeichert werden
• es gibt 2 Arten: die normale Beleg-Vorlage, daneben die Beleg-Vorlage, die als Vorspann für Rechnungen dient
• Die Beleg-Vorlage muss mit dem Status 'V' gespeichert werden
• Die Beleg-Vorlage dient als Kopiergrundlage sobald ein Rechnungsbeleg bei der Vertragsanwendung generiert wird
• Dabei können Personendaten sowie Zeitdaten oder andere Spalten aus OLAP verwendet werden!
• Funktion
• eine Zuordnung zu einer Baustelle.
• Die Vorlage enthält symbolische Bezeichner (~Monat~,~Jahr~,~Objekt~), die im Moment der Beleg-Generierung ich echte Werte umgesetzt werden.
• Ist ein abweichender Rechnungsempfänger bei dem Beleg eingetragen, so erfolgt die Rechnungsstellung nicht direkt an den Vertragsnehmer sondern an diesen

Variable	G/W	Beispiel	Bedeutung
~VertragsReferenz~	G	82733	Vertragskennung "VERTRAG.RID"
~Objekt~	G	Server Raum 16	Vertragsbaustelle "BAUSTELLE.NAME"
~VorspannBeleg~	G	123	die ersten Zeilen des Belegs sowie dessen Kopf "BELEG.RID"
~VertragsBeleg~	G	726	der eigentliche Beleg-Körper, der wiederholt angewendet wird "BELEG.RID"
~Beginn~	G	01.01.2009	erster Abrechnungstag
~Ende~	G	31.03.2009	letzter Abrechnungstag
~BeginnMonat~	G	01	erster Abrechnungsmonat
~EndeMonat~	G	03	letzter Abrechnungsmonat
~BeginnJahr~	G	2009	erstes Abrechnungsjahr
~EndeJahr~	G	2009	letztes Abrechnungsjahr
~von~	W	01.01.2009	erster Tag
~bis~	W	31.01.2009	letzter Tag
~Monat~	W	Januar 2009	Abrechnungsmonat

• "G" sind globale Werte, die über die ganze Vertragsanwendung gleich bleiben.
• "W" sind veränderliche Werte, die bei jeder Wiederholung anders lauten.

Des weiteren können die Variablen des normalen Beleg-Kopfes verwendet werden. In der Regel personenbezogene Daten. Beispiel ~HauptNummer~

• der Gültigkeitszeitraum einer Vertragszeile kann im Posten-Feld 'von' (AUSFUEHRUNG alias Datum) bis 'bis' (ZUSAGE) angegeben werden. Abhängig vom Anwendungsmonat lassen sich so Vertragszeilen aktivieren oder deaktivieren. Einmalige Anwendungen oder Preisumstellungen lassen sich so vorausplanen und automatische Anwendungsübergänge sind so transparent möglich.

erstellter Beleg

• In jeder Postenzeile wird im Feld "Position" (Datenbankfeld "INFO") der VERTRAG_R + "." + EREIGNIS_R gespeichert
• Diese Info dient später dem "zahlungsausgleich" beim Geldeingang (BEZAHLT_BIS) kann dadurch gesetzt werden

individuelle Bestandteile des Vertrages

Basis-Optionen

• der Vertagsnehmer
• VON, BIS Datum (Vertragsbeginn, Vertragsende)
• Stichtag. Ist die Anzahl der Wiederholungen>1 so kann hier der übliche Anwendungstermin angegeben werden. So dass es nicht passiert dass an unterschiedlichen Abrechnungstagen der Vertrags angewendet wird. Wird also Quartalsbezogen abgerechnet, so muss hier der aktuelle Quartalsstart eingetragen werden.
• Angewendet: Ein Datum, das beschreibt, bis zu welchem Zeitpunkt die beleggenerierung ausgesetzt werden kann, da alle Belege schon generiert sind, Erst an diesem Datum (oder später) erfolgt wiederum eine Beleggenerierung.

Zusätzlich

• hier können freie Bemerkungen zum Vertragsnehmer / Vertragsverhältnis gemacht werden.

Verbuchen=

Verbuchen=NEIN

dadurch wird gesteuert, dass nach der Vertragsanwendung nicht gleich ein Rechnungsbeleg erstellt wird, sondern der Beleg für die Kontrolle noch offen bleibt.

Kontext=

Kontext=Kostenstelle 130

durch Eintrag eines Kontextes kann gesteuert werden, dass dieser Vertragsnehmer immer nur in einem zu dem Kontext passenden Beleg verbucht wird. Somit lassen sich einzelne Vertragsnehmer auf "andere" Kostenstellen buchen wie der ganze Rest. Wird kein aktuell "offener" Beleg mit genau dieser Kostenstelle gefunden, so wird einer neu angelegt. Vertragsnehmer der gleichen Kostenstelle werden immer nur in einen Vertrag mit dieser Kostenstelle gebucht. Wird keine Kostenstelle angegeben, so darf Kostenstelle= auch nicht in der Intern-Info des Belegs angegeben werden, da dieser sonst nicht gefunden wird, es würde für jede Vertragsanwendung immer wieder ein neuer Beleg angelegt werden.

Referenzen

• Person: Personen RID des Vertragsnehmerns
• Baustelle: RID der Baustelle / Objekt mit dem der Vertrag in Kontext gebracht werden kann.
• Beleg / Vertagsvorlage: RID des Beleges der als Abrechnungsgrundlage betrachtet wird.
• Vorspann: RID des Beleges der VOR der Vertragsvorlage kopiert wird.

Anwendungs-Regeln

• Zeitpunkt der Generierung: Der Moment, an dem die Beleg-Kopie erstellt werden soll. Ist der Zeitpunkt der 15. so erfolgt am 15., 16., 17. usw die Prüfung, ob schon für alle Vertragsnehmer ein Beleg mit dem Zeitpunkt ersellt wurde, wenn nicht, wird die Kopie erstellt.
• Intervall der Generierung: Bezeichnet den Abstand zwischen den Anwendungen (im Moment nur "M" = Monatlich möglich!).
• Zeitpunkt der Verbuchung:
• Intervall der Verbuchung:
• Fälligkeit: Bezeichnet
• Einem Vertrag wird ein Fälligkeits-Intervall zugeordnet. Die weitere Vertragsanwendung ist nur nach Ablauf des Intervalles möglich. Mögliche Intervall-Angaben:

'M' = monatlich.

Vertrags-Anwendung

die Vertrags-Anwendung bezeichnet den Vorgang, der automatisiert prüft, ob anhand der aktuellen Vertragsgestaltungen neue Rechnungsbelege generiert werden müssen. Wird eine Beleggenerierung notwendig, so wird auch gleich gebucht (Briefumschlag). Die Vertragsanwendung erfolgt automatisiert im Rahmen der Tagwache.

Vorgehensweise im Detail

1. Im Rahmen der Anwendung wird für den Vertragsnehmer ein neuer Beleg angelegt, dieser ist zuächst leer.
2. Ist im Vertrag ein Vorlage-Beleg definiert, so wird zunächst dieser in den neuen Beleg kopiert, und die darin befindlichen Platzhalter ersetzt.
3. Nun wird so oft wie in "Wiederholungen" angegeben der eigentliche Vertragsbeleg an den neuen Beleg angefügt, die Platzhalter werden ersetzt.
4. Steht in der InternInfo "verbuchen=JA" so wird auch verbucht (Symbol: Briefumschlag)
5. Steht in der InternInfo "label=JA" so wird ein Aufkleber Datensatz geschrieben
6. Steht in der InternInfo "Druckauftrag=JA" so wird das html-Dokument nach dem Verbuchen in das Verzeichnis .\Druckauftrag kopiert. Dadurch ist es möglich einen Massenausdruck anzustossen.
7. Steht in der InternInfo "Vollständig=JA" so werden beim Kopieren des Folge-Beleges immer alle Zeilen mitkopiert, ansonsten immer nur beim ersten Mal alle, danach nur die Zeilen, die im Preis eine Angabe stehen haben (auch wenn diese "0" ist!).

Rechnungszahlung

• Aus dem Vertrag entsteht eine Forderung
• Aus der Forderung wird ein Rechnungsbeleg erstellt
• Nach dem Zahlungseingang wird mit dem Icon "Dollar-Symbol" in dem passenden ->Belege das "BEZAHLT_BIS" des Vertrages aktualisiert

Beispiel

Serverdienstleistung monatliche Berechnung.
Randbedingungen:

1. 120 Euro/Monat,
2. immer abzurechnen für eine ganzes Quartal, auch soll eine EINE Rechnung geben, die nur 3 Positionen enthälten.
3. Fällig am 1. des jeweiligen Quartals
4. Belegerstellung zum 15. vor dem jeweiligen Quartal.

Neuanlage einer Vertragsvariante

1. Neuanlage der Baustelle
2. Neuanlage einer Beleg-Vorlage beim Vertragsgeber
3. Vertrag->oben "neu"->Person+Beleg+Baustelle auswählen

to do

• Bei der Zielperson eine Möglichkeit haben einen Parameter "MaxAnzahl=" zu setzen. Er bestimmt wann ein neuer Beleg angefangen werden soll
• Beim Bezahlt Buchen eines Belegs aus der Vertragsanwendung einen Transaktionsnamen angeben dürfen, der dann weitere Folge-Buchungen (in dem Fall die Bezahlt! Buchung) aus Belege